仕事の見える化とは？導入メリットや導入手順を詳しく解説

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仕事の見える化を進めたいと思いつつも、どのように進めるべきか、お困りではないでしょうか。

仕事の見える化といっても、見える化の内容は幅広く、目的に合わせて導入しなければ思うような成果にはつながりません。

本記事では、仕事の見える化とは何か、手法や、見える化させる情報、導入時の注意点について解説します。

仕事の見える化とは

仕事の見える化とは、仕事の進捗について、いつ、どこで、誰が、どのように仕事を行っているのか、時間や場所を問わず、客観的に把握できる状況を作ることです。

また、社員のノウハウを共有し、より良い仕事の手法を共有することも含まれます。

仕事の見える化は、企業の業務効率化や業務の質を整えるのに重要です。業務状況が確認できないことで、仕事が止まる可能性が少なくなり、トラブルの減少にも役立ちます。

仕事を見える化させる手法

仕事を見える化させる手法としては以下のものが挙げられます。

・Excel
・Googleスプレッドシート
・ホワイトボード
・タスク管理ツール

これまで仕事を見える化させるツールとしては、Excelやスプレッドシート、ホワイトボードなどで行われていました。しかし、これらのツールでは、複雑な業務を共有しにくく、共有できる情報に限界があります。

近年では、仕事の見える化に役立つアプリやツールも多数登場し、インターネット上での管理もできるようになっています。その結果、外出先でも、リアルタイムに業務状況を把握できるようになりました。

仕事を見える化させる目的

仕事を見える化させることは大切ですが、目的を見極めて取り組むことが大切です。

主な目的について、次で解説します。

業務量と質を最適化できる

仕事を見える化させるメリットは、業務量と質を最適化できることです。

会社や部署全体で抱えている業務の量を把握できれば、偏っている業務にも気づきやすくなります。その結果、手が空いている社員に仕事を割り振ることで、チームとしての業務効率改善につながるでしょう。

また、納期遅れなどのトラブル回避にも効果的です。

業務フローの見直しと改善ができる

通常業務でのワークフローを可視化することで、フローが適切かどうか、属人化していないか、発見するのに役立ちます。

属人化した業務とは特定の人にしか対応できない業務のことです。属人化している業務は、特定の社員の異動や退職時に大きな問題を引き起こす可能性があります。

業務フローを可視化することで、属人化した業務をなくし、業務の均一化を図れるでしょう。

業務の全体状況を把握できる

業務フローを可視化することで、社員個人が業務の全体状況を把握しやすくなります。

業務の全体像が把握できることで、社員間の相互理解が進みやすくなる点がメリットです。社員同士のコミュニケーションが取りやすくなり、新しい商品開発に役立つこともあります。

社員を正当に評価できる

仕事の見える化は社員の業務量や能力、成果まで可視化されやすくなり、社員の正当な評価に役立ちます。

仕事の見える化ができていない会社では、社員の成果が把握しにくく、管理者の主観による評価が入り込んでしまいがちです。人事評価が公平になることで、社員の給料や評価への納得感が高まりモチベーションを維持する上で重要な役割を果たします。

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仕事の見える化をさせる必要がある情報

仕事の見える化と一言でいっても、見える化させられる情報はさまざまです。そのため、仕事の見える化を進める際には、どの部分を見える化させるのか明確にする必要があります。

ここでは、仕事の見える化でも、特に見える化させる必要がある情報について紹介します。

業務フロー

業務フローは業務を進める際の手順をフローチャートのような形式で見やすくまとめたものです。

業務フローの全体像を可視化すると、対象の業務やプロジェクトがどのフローにあるのか、客観的に把握できます。その結果、業務の全体状況が把握でき、業務の円滑な進行をしやすくする上で、効果的です。

業務フローを把握することで、現状のフローが適切かどうか振り返るきっかけにもなります。

社員それぞれの予定

仕事の見える化を進める際には、社員の業務状況や業務時間、スケジュールを把握できるようにしましょう。

スケジュールをアプリやツールなどで確認できることで、余分なコミュニケーションを取る手間が少なくなります。

社員のノウハウ

社員の持っている知識や経験を共有する場があることで、仕事のブラッシュアップを図れます。

ルーティンワークとして取り組むものであれば、業務の均一化が図れますし、特定の社員が持っている特殊な経験などを言語化することで、社員全体のスキルアップにも効果を発揮するでしょう。

業務の進捗情報

業務ごとに進捗状況や取り組むべきタスクが可視化されていることも重要です。

タスクが可視化されることで、マネージャーの管理がしやすくなり、部下に対してより効果的なフィードバックや指示を出しやすくなります。

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仕事の見える化を実施する手順

仕事の見える化を進めるためには、ただツールを導入するのではなく、目的や手段を検討することが大切です。

見える化の目的を確認する

仕事の見える化の目的は何かについて、最初に考える必要があります。仕事の見える化で見える化させられるものはさまざまです。見える化させる情報によって手段や、手順が変わることもあります。

そのため、目的が定まっていない場合、適切な導入手段の選択ができず、導入された手段が使われないという可能性が高まるでしょう。

見える化すべき内容を具体化する

最終的なゴールを決め、明確にすべき情報や手段について検討しましょう。例えば、業務フローを把握する場合でも、個人の業務量や状況をリアルタイムで把握したいのか、業務フローそのものを見直したいのかで手段が変わる可能性があります。

仕事の見える化を進めたい内容の詳細を決定することで、自社の課題に合わせたツールを導入しやすくなるでしょう。

必要な手段を検討する

仕事を見える化させるために、目的や必要とする情報に合わせて、必要な手段を検討しましょう。

必要とする情報が明確になればツールを導入して得られる成果がイメージしやすくなり、適切な判断が可能です。また、仕事の見える化を進める際に、現状の業務フローや人材配置の変更が必要になる可能性があります。

そのため、ツールをどのように運用するのかについても、事前に検討しましょう。

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仕事の見える化推進時の注意点

仕事の見える化を推進する際には、注意したい事柄もあります。

ここでは、仕事を見える化させる際の注意点について解説します。

見える化そのものを目的にしない

仕事の見える化は、導入目的を明確にすることが大切です。導入目的が曖昧になってしまうと、安易にツールを導入してしまい、運用のことが疎かになる可能性があります。

導入後の運用体制や目的を明確にしなければ、ツールやシステムを導入すると、使われないままコストだけを無駄にしてしまう可能性もあるでしょう。

見える化のメリットを社員に共有する

見える化を進めるためには、社員の協力が欠かせません。見える化すべき情報を集める主体は社員であり、社員の理解と納得が必要となります。

社員が積極的に協力し、見える化を進めることで成果につながりやすくなるでしょう。また、仕事の見える化を進める過程で、社員に負担がかからないよう配慮が欠かせません。例えば、新しいツールを導入する際には使い方をよく説明し、スムーズに使い始められるように事前の説明が大切です。

ツール導入も検討する

仕事の見える化は、見える化に特化したツールの導入もおすすめです。チャットツールなど、特定の業務をサポートするものもありますが、業務フローの可視化や効率化に特化したツールもあります。

仕事の見える化はツールやシステムを導入して終わりではなく、導入してからの試行錯誤も大切です。ツールやシステムは費用がかかるものの、継続して使いやすいように配慮されたものも多く、スムーズな導入の助けになります。

中には導入前や導入後のサポートが受けられるものもあるため、そのようなサービスを導入することもおすすめです。

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まとめ

本記事では仕事の見える化をする目的や可視化すべき情報、導入の手順や注意点について解説しました。

仕事の見える化では可視化できる情報がさまざまなため、可視化すべき情報や可視化の目的を明確に決めておくことが大切です。また、仕事の見える化はそのためのツールやアプリも多く、目的に合わせて導入することで、業務効率化やコミュニケーション活性化に効果を発揮します。

仕事の見える化に取り組む人事担当者の助けになれば幸いです。

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HRコラム編集部

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