年末調整で忙殺される前に、従業員満足度調査を実施しよう！

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「毎年12月は年末調整業務に追われて、来年以降の大切な仕事にタッチできていない」
「年末調整はいつまでに終えれば、他の業務まで手が回るのだろうか」
年末調整の時期は給与計算や賞与計算も並行して行わなければならないため、なかなか他の仕事まで手が回らなくて辛いですよね。
今回は、年末調整をいつまでに終わらせるべきかと、どうすれば年末調整の時期に他の業務を行うことが出来るのかについて解説します。
年末調整の時期にでも、出来るだけ先の業務を行いと考えている人事の方は、ぜひ、最後まで読んでいってくださいね。

年末調整とは

会社が社員に給与を支給する際に、社員の給与や賞与から所得税を徴収する業務を「源泉徴収業務」といいます。
本来徴収すべき1年間の所得税の金額を過不足なく収めるために「年末調整業務」があります。
毎月給与から差し引かれている所得税は、実はあくまでも概算のため、適正な徴収金額を決定するために年末調整業務が必要となってきます。

年末調整に必要な書類とは

年末調整業務に必要な書類として、以下の書類があります。
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の保険料控除申告書
・給与所得者の配偶者控除等申告書
３種類の書類を社員から集める必要性があります。
また、住宅ローンを組んで住宅を購入した社員がいる場合には、以下の書類がさらに必要となってきます。
・給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書

年末調整還付金とは

年末調整還付金とは、会社が把握できない生命保険料や住宅ローンの支払いなどを従業員が行っていた場合に、発生する可能性があるお金です。
毎月所得税は一定金額を給与から差し引く形がとられていますが、会社が把握できない控除対象となる支払いがあった場合は、それだけ所得税が減ることになります。
結果的には毎月徴収している税金が多すぎることになるため、還付金などが発生するケースがあります。

年末調整配偶者控除とは？2018年に改正があった

年末調整の配偶者控除とは、結婚している社員は一定の条件で税制上優遇される制度のことを指します。
2018年からは配偶者控除については、以下の条件で適用されることになりました。
・給与所得者の合計所得が1000万円を超える場合、配偶者控除が適用されない
・対象となる配偶者の合計所得金額が38万円超え123万円以下
参考：国税庁　配偶者控除及び配偶者特別控除の見直しについて

改正前は給与所得者の年収制限等なく配偶者控除がありましたが、大幅に変更されました。

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年末調整はいつまでに完了すべき？年末調整に忙殺される前にするべきこと

「年末調整をいつまでに完了すればいいのだろうか」と悩んでいませんか。
年末調整業務だけに追われていては、なかなか次につながる仕事をすることができません。
そこで、以下のように仕事を進めることが大切です。
・年末調整は出来れば12月の中旬で完了させる
・出来るだけ早く控除証明書の書類などを集める
・年末調整が終わったら来年度に向けての計画立案をしよう
それぞれについて解説します。

年末調整は出来れば12月の中旬で完了させる

年末調整は出来れば12月の中旬までに完了させられるようにしましょう。
会社の給与計算の締め日などにも左右されますが、月末締め翌月払いの会社であれば賞与金額さえ決定していれば、最終月の計算などを早く終わらせることが可能です。
出来るだけ早く計算を閉めることができるように、早め早めに勤怠データの処理などを行えるようにしましょう。
また、賞与については支給日までにデータが確定することができていれば、先に給与計算ソフトに入力して年末調整のデータに連結するなどするようにしましょう。

出来るだけ早く控除証明書の書類などを集める

11月頃から年末調整に必要な生命保険料控除の書類などを集めるようにしましょう。
保険会社からは11月に入る少し前にはもう生命保険料の支払金額を記載した用紙を配布しています。
また、ギリギリになってから出す要注意な社員には「もしも期日までに提出しないようであれば、自分で確定申告に言ってもらうことになります」という風に警告をしておくようにしましょう。
住宅ローン控除の書類をしっかりと記載してこない従業員も同様です。
従業員が1,000名を超えるような大きな事業所の場合には、事前に各拠点に責任者を置くなどして、注意喚起をしてもらうようにしましょう。
特に本社で一括で最終処理をするために各部門人事や経理が、支店にいる場合には、本社に書類だけ集めて丸投げというようなことはさせないことも肝心です。
出来るだけ手間を少なくして、早く効率的に書類を提出してもらえるように急がせるようにしましょう。

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年末調整が終わったら来年度に向けての計画立案をしよう

「年末調整が終わったら、来年度に向けて、何か少しでも出来ることをしておきたい」と思いませんか。
年末調整業務が首尾よく終わり、なんとか余裕を作ることが出来たら、来年度に向けて従業員のために出来ることを考えてみましょう。
特に新年度になってから何かをしようと考えても、もう課題解決する時間がないこともあります。
年末調整業務が終わったら、来年度に出来ることを年内に行うようにしましょう。

従業員満足度調査の企画を来年度に向けて行おう

年末調整を首尾よく終えることが出来たら、従業員満足度調査の企画を来年度に向けて行うようにしましょう。
従業員満足度調査を年内のうちに企画しておくことで、来年度以降の仕事がスムーズになる可能性があります。
例えば、新年度に向けて何か新しいことを企画しなさいと経営者に指示されている場合には、従業員満足度調査を年内から計画しておくことで、すぐに対応することができます。
年末調整業務が忙しくて、ついついやり残した経営企画などがあれば、従業員満足度調査を行ってみましょう。
過去の会社内の人事政策の振り返りになると共に、これからの経営課題や従業員の定着をアップさせる方法などを知ることができます。
年末調整業務で忙しい中でも、しっかりと来年度を見据えて動けるような仕事の進め方をしましょう。

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参考:社員のモチベーションを調べるモラールサーベイ（従業員意識調査）とは？

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HRコラム編集部

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