内部通報制度などの社内調査の窓口をWebにするべき理由

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あなたがもし、社内の法令違反や不正行為を知ったらどうしますか。
密告することは後ろめたい、と見なかったふりをすると答える方もいると思います。
しかし万が一、その不正行為が原因で事故が起こったり、行政機関やマスコミなどに知られたりした場合、企業は大きく信用を落とす恐れがあります。
そのようなリスクを防ぐためにも、企業は不正をいち早く察知できるような社内調査のシステムを整備しておかなければなりません。

より効果的に社内調査を行うためには、どのようにするべきでしょうか。
今回は内部通報制度などの社内調査を効果的に活用する方法についてご紹介します。

内部通報制度の概要

内部通報制度とは、社内の法令違反や不正行為などを知った人が、適切な窓口へ直接通報することができる制度のことです。
2002年改訂の日本経済団体連合会による「企業行動憲章」において、内部通報制度の導入が企業に対して推奨されるようになりました。
また、消費者庁が通報者を守る法律として「公益通報保護法」を施行したことにより、内部通報制度を導入する企業の数は徐々に増加していきました。

内部通報制度が多数の企業に浸透した要因としては、食品偽装や所得隠し、違法な労働条件の適用など、企業倫理に反する事件が近年立て続けに発生・発覚していることが挙げられます。
企業に対しては、法令遵守はもちろんのこと、以前にも増して高いモラルが要求され始めているのです。

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内部通報制度の窓口について

内部通報制度を効果的に活用するためには、社員が不正を見つけたときに、ためらうことなく報告できる環境を用意しなくてはなりません。
そのためには、企業側による報告・相談窓口の選定・整備が必須です。

このような窓口については、総務部などが担当するケースが一般的であると思われます。
しかし、社員と接する機会の多い総務部のような部署が窓口では、通報者が特定されてしまう可能性があります。
公益通報保護法で守られているとはいえ、万が一特定されてしまった場合には何かしらの不利益を被るかもしれないと考える方もいることでしょう。

社員が内部の不正を報告しやすい環境を作るためには、個人情報を保護し、通報者が不利益を被ることがないように徹底する必要があります。

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内部通報制度の窓口～Webの活用～

個人情報を守り、通報者が安心して相談・報告ができる環境を整えるためにも、内部通報制度にWeb窓口を導入することをおすすめします。

日常業務で社員と接する機会を持たない専門部署を作る方法もありますが、企業規模によっては企業倫理問題のためだけに人員を割くことが困難な場合もあります。
また、他者と接する対面式の窓口では、周囲に特定される不安を払拭しきれない通報者も少なからず存在することでしょう。

一方Web窓口であれば、通報者は誰にも個人情報を明かすことなく不正を企業へ報告することができます。
さらに、窓口を外部化することにより、通報に際して報告者以外の自社社員を完全にシャットアウトすることも可能です。

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おわりに

企業が社会からの高い信頼を獲得し続けるためにも、内部通報制度は重要な役割を持っています。
しかし、通報者が報告することに不安を感じてしまうようでは、制度が効果的に機能しているとは言えません。
まずは通報者の個人情報をしっかりと保護できるように、窓口の選定を徹底して行うことが大切です。

社員が問題や疑問を感じたときに速やかに通報できる制度を整えることは、「企業倫理にしっかりと配慮している」というイメージを生み、消費者間におけるイメージアップにもつながります。
自社の利益アップのためにも、不正や違反のない、信頼性の高い企業づくりを目指しましょう。

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HRコラム編集部

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