36協定をわかりやすく！対処法や新様式での変更点

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36協定の締結は従業員に時間外労働をさせるために必要です。働き方改革関連法の施行により36協定を守って組織運営を行う必要性が高まっています。
しかし、具体的にどのような対応をするべきか、把握できていない組織の人事担当者の方もいるでしょう。
今回は36協定の概要や具体的にどのような対策をするべきなのか、解説します。36協定を遵守した組織づくりを行う参考にしてください。

36協定とは

36協定は、従業員に法定外労働をさせる場合に、従業員と結ぶ必要がある協定です。正式には「時間外・休日労働に関する協定届」と呼ばれます。
法定労働時間は労働基準法にて定められ、36協定を結んでいない場合、その上限を超えるような労働を従業員にはさせられません。
従来であれば、この36協定さえ締結しておけば、労働者に対して労働時間の制限をつけずに働かせることが可能でした。しかし、働き方改革関連法の施行により、そのようなことが難しくなり、36協定を遵守しなければ罰則の対象になります。
そのため、36協定の内容をきちんと理解し、36協定を遵守できる体制を作らなければいけません。
参考：厚生労働省　36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針
https://www.mhlw.go.jp/content/000350731.pdf

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36協定の概要

36協定を従業員と結ぶことで、時間外労働をさせられますが、無制限に労働させられる訳ではありません。ここでは、36協定とは具体的に、どのような内容なのか、概要を紹介します。

時間外労働と労働時間の上限

法定労働時間は、労働基準法にて原則1日8時間、週40時間までと定められています。この労働時間を超える場合には、36協定を結ばなければいけません。
36協定を結ばずに労働時間の上限を超えて働くのは違法行為です。そのため、時間外労働をさせる可能性が少しでもあるのであれば、36協定を結ぶ必要があります。

働き方改革関連法でより適切な管理が求められるように

働き方改革関連法の整備により、36協定を遵守する必要性がより高まりました。
働き方改革関連法が施行される以前から、労働時間の上限設定は働き方改革関連法の施行以前からあります。しかし、特別条項を設定し延長時間を明記すれば、実質的に限度時間を超えて従業員を労働させることが可能です。
そのため、働き方改革関連法の施行以前は、36協定さえ結んでおけば、実質無制限に労働させられる状態でした。
しかし、働き方改革関連法により、法定労働時間外の労働にも労働時間の上限が設けられました。上限時間は月45時間、年間360時間までと制限されます。
ただし、臨時的な特別の事情がある場合、年720時間、複数月平均80時間、月100時間未満の時間外労働が認められる場合もあります。
しかし、これらの上限を超えて従業員を働かせた場合、罰則の対象になります。
また、勤怠管理を適切に行い、客観的に信頼できる方法での労働時間の管理が求められるようになりました。そのため、労働時間の改ざんなども難しくなっています。

36協定を結ばないメリットはある？

36協定を従業員と結ばないメリットは特にありません。36協定を結ばない場合は時間外労働を従業員に一切させられなくなり、時間外労働そのものが罰則の対象になります。
36協定を結ばずに時間外労働を従業員にさせた場合、労働基準法違反により、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。
企業が罰則の対象になるだけではなく、労務管理を担当する責任者も罰則の対象です。
そのため、時間外労働をする可能性があるのであれば、36協定を結ばなければなりません。

36協定の上限に対処するためには

働き方改革関連法の施行により、全ての企業で36協定の上限を守り、遵守しなければならなくなりました。
しかし、36協定の上限に対処するためには、適切な労働体制を整えなければ対応できません。ここではどのような対処をするべきなのか、具体的に解説します。

勤怠管理体制を整備する

36協定に対応するためには、勤怠管理体制を適切に整えなければいけません。厚生労働省によると、記録方法としては以下の条件を満たしておく必要があります。
・使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
やむを得ない事情がある場合、自己申告も可能ですが、以下の条件を満たさなければいけません。
・自己申告を行う従業員と労働時間の管理者に対して、ガイドラインに基づく措置などについて、説明を行うこと
・自己申告の労働時間と、客観的な在社時間との間に乖離がある場合、実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
・会社は従業員が適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならない
・36協定の設定できる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているよう見せる行為が慣習的に行われていないことを、確認すること
これらの条件を守る必要があり、手書きなど、自己申告の管理は難しいといえるでしょう。勤怠管理をシステム上で管理できる勤怠管理システムなどの導入がおすすめです。
参考：厚生労働省労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインhttps://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html

健康確保措置

健康確保措置は長時間労働を行っている労働者に対して、健康及び福祉を確保するための措置を行うことです。
36協定を従業員と結ぶためには、限度時間を超過する場合にこれらの措置を取るよう努める必要があります。具体的には以下のものなどがあります。
・勤務状況に応じた代償休日または特別な休暇の付与
・勤務状況に応じて健康診断の実施
・健康問題についての相談窓口を設ける
・連続休暇の取得
・配置転換
36協定を結ぶ際には、これらの措置を最低1つは講じなければいけません。
厚生労働省　○健康・福祉確保措置
https://www.mhlw.go.jp/general/seido/roudou/senmon/b1.html
厚生労働省　３６協定で定める時間外労働及び休日労働 について留意すべき事項に関する指針
https://www.mhlw.go.jp/content/000350731.pdf

就業規則の改正

上記の内容に対応するために、就業規則の改訂が必要になる場合があります。特に労働基準法では時間外労働時の賃金についても定められており、その基準にも対応しなければいけません。
所定の割増賃金を支払わなければならないため、確認しておきましょう。

福利厚生を整える

福利厚生を整えることで、従業員満足度を高めるのに効果が期待できます。
働き方改革後の36協定締結のために必須ではありませんが、従業員の満足度向上にも効果があり、従業員の健康管理にも一定の効果があるでしょう。
福利厚生を整え、従業員満足度を高めることは離職率の低下やモチベーションの維持にも効果的です。

従業員のモチベーションに配慮する

36協定での取り決めは従業員のモチベーション維持のためにも重要です。36協定の遵守ができていない場合、従業員のモチベーションを損ないやすく、離職率の増加にも繋がります。
36協定に適切に整え、それ以上の内容を盛り込めると、従業員が安心して働きやすくなるでしょう。36協定を遵守した体制づくりを行うのであれば、それをきっかけに従業員のモチベーションに配慮した組織づくりを行うのがおすすめです。

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36協定届が新様式に！変更点は

2021年4月から36協定の届出が新形式に変更され、新しい様式での提出が求められるようになりました。新様式は以下のリンクからダウンロード可能です。
参考：厚生労働省　東京労働局　時間外・休日労働に関する協定届（36協定届）
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/36_kyoutei.html

新様式と旧様式の変更点をまとめると、以下の通りです。
・使用者の押印や署名が不要に
・36協定の協定当事者に関するチェックボックスの追加
・電子申請が可能に。
なお電子申請はこちらのサイトから行えます。
e-gov ポータル https://www.e-gov.go.jp/
参考：厚生労働省　36協定届が新しくなります
https://www.mhlw.go.jp/content/000708408.pdf

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まとめ

働き方改革関連法の施行により、36協定の内容の遵守や、そのための体制づくりの重要性は高まっています。
従業員と36協定を適切に結ぶだけではなく、労働環境勤怠管理などの体制を整えなければ、36協定の内容を守ることはできません。そのため、36協定を結ぶために、現状の組織の36協定の内容を確認し、法律に適合した内容に整える必要があります。
しかし、36協定の内容を遵守する体制づくりのためには、システムの導入や管理を整えるだけでは不十分です。
組織にどのような課題があるか分析し、改善できなければ形骸化し問題になってしまう可能性があります。また、36協定に対応しようとした結果、生産性が落ちてしまうことを懸念する経営者の方のいるかもしれません。
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HRコラム編集部

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