組織活性化とは？役立つ手法や制度を解説します

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組織活性化に悩みを抱えている企業の人事担当者の方は少なくないでしょう。組織活性化のためには、そのための場づくりだけではなく、場を適切に運用し、状況に合わせて課題を解決していくことが必要です。
今回は組織活性化とは何か、具体的な方法や制度まで解説します。会社の組織活性化に取り組むうえでの参考にしてください。

組織活性化とは何か

経営学者である伊丹敬之氏の「場の論理とマネジメント」によると、人々の間の情報と真理の相互刺激が行われることで、組織活性化が行われるとしています。
そのためには、役職に関係なくフラットな環境で情報と熱量が互いに共有できる体制づくりが重要です。

組織活性化はなぜ必要か

組織活性化が求められるようになったのは、新型コロナウイルス感染への対策として、リモートワークが主流になったことも影響しているでしょう。リモートワークが主流になった結果、チャットやメールでのコミュニケーションが主流となりました。
その結果、コミュニケーションがしやすくなったものの、お互いの感情や細かい情報のニュアンスが共有できなくなっているのが問題です。
その結果、業務が個別化し、部署ごとにセクショナリズムが生まれる、業務が属人化するなどの問題が生じてしまい、組織活性化が求められるようになりました。

組織活性化のために何をする？

組織活性化のためには、組織の中で情報と感情の相互的に交換できる「場」が必要です。また、その場をうまく舵取りして、自発的なコミュニケーションが生まれるよう働きかける必要があります。
そのためには、組織の役職に囚われず、対等な立ち位置で話ができる「ヨコの関係」が重要です。役職に関係なく、対等に意見交換できることで、ただの情報共有だけではなく、他のメンバーの個性への理解や価値観の共有、意思統一が図れるだけではなく、心理的な高揚感や仲間意識、感動できる場が生まれます。

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組織活性化はなぜ失敗するのか

組織活性化を図ってもうまく機能しない組織活性化も少なくありません。組織活性化について、失敗する事例としては以下のような場合があります。
・目的が不明瞭で従業員の理解が得られない
・現場に組織活性化の意識が共有されない
組織活性化は抽象度が高く、なぜ、どのように組織活性化をするのか、経営陣がわかりやすく提示する必要があります。そのような状態のままで、社内SNSのようなシステムだけを導入しても、組織活性化は行われません。
組織活性化の取り組みが現場レベルで共有されていない場合も、組織活性化は失敗してしまいます。原因として、トップダウンで経営陣から現場に一方的に押し付けられている場合、経営層がなぜ組織活性化をしようとしているのか、従業員に伝わらない場合などがあるでしょう。
現場の従業員の意識が変わらないままでは、組織活性化はうまくいきません。そのため、経営陣から積極的に情報開示し、経営陣自らが意識を変えようとする姿勢を見せることが重要です。

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組織活性化の方法

組織活性化を具体的に進めていくためには、場をうまくマネジメントすることが必要です。具体的には「組織の場をつくること」と、「場の舵取りをすること」という2つに分かれます。それぞれの内容について、次で具体的に解説します。

場のつくり方

場をつくる行程は、「場のインフラ面での環境を整える」ことと「場が自然発生するようきっかけをつくること」に分けられます。
「場のインフラ面での環境を整える」とは、物理的にコミュニケーションを取りやすいよう、オフィスを整備する、食堂などコミュニケーションの場をつくることや、社内SNSやチャットツールなどITツール導入によって、コミュニケーション活性化のための環境をつくることです。
しかし、ツールや場づくりだけではなく、人材の配置をや会議の仕方を変えることも手法として効果があります。
このような場をつくることで、少数の従業員でも、場を使って交流を始めると、自発的に新しい場が生まれます。このように場は設備を整えるだけではなく、育てていくものでもあるのです。
そのためには、場をつくる目的や場が生まれやすいメンバー、組織構造について考慮する必要があります。

場の舵取り

場の舵取りとは、つくった場で、積極的に情報や感情の相互作用が働きやすくなるよう仕組みを整えることです。場が生成された後、主体的にメンバーが行動していく過程では、何らかの理由で情報の流れが滞り、コミュニケーションが阻害されることがあります。
会社でコミュニケーションが行われていない、パワハラなどハラスメントの問題がある場合、場をつくるだけではなく、会社の課題を解決することも舵取りの一つです。状況に合わせ、柔軟な関わり方が求められます。

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組織活性化のために役立つ制度

組織活性化では目的を設定し、環境を整えることが大切です。ここでは、組織活性化の場をつくる手法として、役立つ制度を紹介します。

フリーアドレス制度

フリーアドレス制度とは、オフィス内に従業員の固定の席を持たず、その日の状況に合わせて自由に席を選べる制度です。席を自由にすることで、従業員が自由に席を変えられ、普段接点が持ちにくいメンバーとの交流が取りやすくなります。

メンター制度

メンター制度とは、上司を除く先輩社員が若手社員を1:1でサポートする制度です。メンターとは助言者や相談者を意味し、新入社員や若手社員に対して、助言やサポートを行います。
若手の離職防止や、社内でのコミュニケーションを促す目的で導入される制度です。
※参考記事：メンターとは？よいメンターの条件やメリットは

1on1ミーティング

1on1ミーティングとは上司と部下が1対1で話すミーティングです。この場の目的としては、部下の育成やモチベーションの向上、問題の解決などを目的にしています。しかし、実施するタイミングや状況によって目的を柔軟に変えることが大切です。
また、部下と上司の間で信頼関係がつくれていない場合には、十分な効果を発揮しません。

360度評価

360度評価とは、対象となる従業員を、上司だけではなく同僚や部下など複数人の視点から評価をする仕組みです。複数人の視点から評価することで、自分を客観的に見つめられるだけではなく、同僚からの声を可視化することで、組織の風通しをよくする効果も期待できます。

ITツールの活用

社内SNSやコミュニケーションツールの導入によって、コミュニケーションのための場をつくる助けになります。特にリモートワークが主流になった昨今では、コミュニケーションが限定的になりやすいため、コミュニケーションをしやすい場づくりが重要です。
業務上のやりとりだけではなく、ちょっとした雑談などの場が設けられると、交流が活性化します。ただし、このような場はただ導入するだけは利用されないため、事前に体制を整えることが大切です。
従業員が利用しやすいよう目的を明確に伝え、経営層などの関わりでコミュニケーションが阻害されないよう注意する必要があります。

グループコーチング

グループコーチングとは、コーチ一人に対して複数人のメンバーが参加するコーチングの手法です。集まったメンバーとは、目的に合わせてディスカッションやワークを行い、課題に対する解決策を模索します。
コーチはグループメンバーに質問を投げかけることで、メンバーの視点や着想を広げ、ゴールに向けて導くことが主な役割です。
グループコーチングではチームで話し合いをすることで、メンバー間の関係が良好になり、他のメンバーへの貢献意欲が高まるといういメリットがあります。

まとめ

組織活性化のためには、目的に合わせた場づくりをし、自発的なコミュニケーションが取られるように、舵取りしていくことが大切です。さまざまな制度が利用できますが、会社の課題や状況に合わせて、適切な制度を導入し、経営層から積極的に関わることが求められます。
場をつくる方法や課題把握の方法の一つとして、スマレビの360度評価や組織診断など外部のツールを使うことも選択肢です。これらのツールは簡単に導入できるため、組織の負担をかけずに、組織の場づくりを行えます。

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HRコラム編集部

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