人事評価システムとは？360度評価システムを導入して、人事業務を効率化しよう

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「人事評価システムを導入したいけれど、どんなものをいれればいいのだろうか」
「そもそも、人事評価システムってどんなものなの」
と、気になりませんか。
人事評価システムとは、社員の仕事の成果や勤務態度などを納得感のある形で評価する仕組みのことを指します。
人事評価システムには、360度評価を筆頭に、社員を公平に評価するシステムがあります。
この記事を読めば、人事評価システムと360度評価システムについて理解することができます。
人事評価システムについて悩んでいる方は、ぜひ、最後まで読んでいってくださいね。

人事評価システムとは？

人事評価システムとは、社員の働きぶりを適性・公平に評価し、効率的な評価を運用するシステムのことを指します。
人事評価システムがしっかりと整備されることによって、社員の会社へのコミットが大きくなり、製品の品質改善や仕事のモチベーション向上につながっていきます。
日々、新しい評価体制の導入や改変が行われており、日経新聞によるとシリコンバレーでは従来の年1回の評価システムではなく、上司と部下の対話を重視し、フィードバックに重きを置いた人事制度の活用が主流となっていると報道されています。
→参考：日経新聞　臨機応変な「新」人事評価　新風シリコンバレー　（ロッシェル・カップ氏）

しっかりと働きが評価される仕組みを作れば、自発的に仕事をする社員が増える可能性も高くなります。

360度評価は多面的な評価システム

360度評価は多面的な評価システムのことを指します。
時事ドットコムニュースによると360度評価は中央省庁などにも導入されており、パワーハラスメントの防止などにも役立つとされています。
360度評価は、上司が部下を評価する従来の評価手法ではなく、部下も上司を評価する評価システムです。
そのため、公平な評価制度の運用が可能となります。
「どのような評価項目で360度評価は運営していけばいいのかな」と気になりませんか。具体的には以下の記事を参考にしてみてください。
こちらの関連記事もご参照ください。
参考：360度評価とは？多面評価を採用するメリットとデメリット
参考：部下が上司を評価する!?360度評価の項目・サンプル

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3つのメリット！人事評価システム(360度評価システム)を導入しよう

「人事評価システムを導入するメリットって、どんなものなの」と気になっていませんか。
評価システムがあることで、以下の4つのメリットがあります。
・離職率を下げることができる
・納得感のある評価制度を導入することで、仕事へのモチベーションがアップする
・評価を運用することで社員のマネジメントスキルが向上する
・ハラスメント対策を行うことができる
それぞれについて解説します。

離職率を下げることができる

人事評価システムを導入することで、離職率を改善することができます。
人事評価システムがあることで、社員がどのように仕事を頑張れば評価されるのかが明確になるためです。
特に360度評価システムは、導入することによって、公平感のある評価システムができます。

納得感のある評価制度を導入することで、仕事へのモチベーションがアップする

納得感のある評価制度を導入することで、仕事へのモチベーションがアップします。
評価制度の納得感が低いと「いくら頑張っても誰も褒めてくれない。頑張るだけ無駄だ。無難に仕事をしておこう」と考える人が出てくる可能性があります。
360度評価であれば、上司と部下の評価の考え方がお互いに理解できるため、モチベーションをアップすることができます。

評価を運用することで社員のマネジメントスキルが向上する

評価を運用することで、社員のマネジメントスキルが向上します。
特に360度評価は、管理職のマネジメントスキルだけではなく、将来、管理職となる一般社員も評価の運用に参加するため、長期的に見ると社員全員のマネジメントスキルの向上に寄与します。
一般社員から課長職などの管理職に登用された際、部下の評価で悩む管理職が非常に増えるため、一般社員のうちから評価運用に携わることは非常に良い経験となります。

ハラスメント対策を行うことができる

360度評価でハラスメント対策を行うことができます。
理由として、360度評価では上司が部下を評価するだけではなく部下も上司を評価するためです。
上司が一方的に部下を評価するだけの制度であれば上司は部下の意見を気にせず自分の指導方法を貫いてしまう可能性がありますが、部下が上司を評価する360度評価では部下からの評価が下がる可能性があります。
360度評価はハラスメントとなってしまうような行き過ぎた指導を改善するきっかけにもなります。
360度評価でハラスメント対策をする具体的な方法については以下を参考にしてみてください
参考：ハラスメント対策に360度評価を導入しよう！

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360度評価システムを導入する前に考えておきたいこと

「360度評価システムを導入する前に意識して行うべきことは何なのだろうか」と気になりませんか。
360度評価は上司と部下が相互に評価しあうシステムとなっているため導入してからは適切なコメントを心がけるなどの配慮が必要となります。
具体的には、以下のようなことです。
・360度評価の失敗事例を知り成功を目指そう
・従業員に外国人がいる場合の対処法
・適切なコメントを行うことの重要性
・良いコメントの行い方
それぞれについて解説します。

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360度の評価の失敗例を知り成功を目指そう

360度評価の導入を成功させるためには、失敗事例を知って回避する必要性があります。
失敗事例を知ることで似たような失敗を避けることができるためです。
また、自社にとって導入する予定の制度の特性なども失敗事例から知ることができます。
企業体質によっては似たような失敗をする可能性もあるという場合には避ける方法も考えることができます。
具体的には、以下の記事を参考にしてみてください。
参考：360度評価の失敗事例4例から成功する方法を解説

従業員に外国人がいる場合の対処法

従業員に外国人の方がいる場合にはフィードバックをする言語を何にするのかを考える必要性があります。
会社の方針にもよりますが、英語でフィードバックした方が制度に親近感を持ってもらえるケースもあるためです。
自社の従業員にヒアリングして、フィードバック言語はどの言語が良いのかを確認してみましょう。
英語でフィードバックを考えている方は、ぜひ、以下の記事を参考にしてみてくださいね。
参考：360度評価にも使える！人事評価の英語例文・英語表現

適切なコメントを行うことの重要性

360度評価を導入するにあたっては適切なコメントを行うことが重要です。
適切なコメントを行わないと評価を受けた社員がショックを受ける可能性があるためです。
コメントの適切な書き方については以下の記事を参考にしてみてください。
参考：360度評価が返ってきた！そのときあなたはどう読み解く？

良いコメントの行い方

360度評価においては良いコメントをすることも重要です。
良いコメントを行うことで部下のモチベーションをアップすることができるためです。
良いコメントの行い方としては、以下の記事を参考にしてください。
参考：360度評価での良いコメント例とは？人事評価で上司・部下ともに納得するコメント例文集

クラウド型の360度評価の人事評価システムとは？

クラウド型の360度評価の人事評価システムとは、インターネット上にデータを集積し、運用できるシステムのことを指します。
CDなどでソフトを入れて起動するのではなく、インターネット環境さえあれば、評価制度を確認できる仕組みです。
非常に便利であり、人事評価関連に関してはクラウド型のシステムが一般的となっています。

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人事評価システムのデメリット2つ

「人事評価システムにはどんなデメリットがあるのだろうか」と気になりませんか。
具体的には、以下のデメリットがあります。
・セキュリティ面での問題
・既存の人事システムとの連携の問題
それぞれについて解説します。

セキュリティ面での問題

人事評価システムを運営するにあたっては、セキュリティ面の問題があります。
本来は機密保持などのために、会社の中でだけ運用されている情報がインターネット上などに出てしまう可能性があるためです。
セキュリティのしっかりとした人事評価システムを選ぶ必要性があります。

既存の人事システムとの連携の問題

すでに人事システムを導入している場合、既存のシステムとうまく組み合わせることが出来るのかどうかは非常に重要です。
紙ベースからの移行は比較的スムーズな傾向にありますが、他のシステムがすでに入っていると即時連携が難しい場合があるためです。
必ず既存システムとの互換性を考えるようにしましょう。

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人事評価システムを選ぶポイント4つ

「人事評価システムを選ぶ重要なポイントはなんだろうか」と気になりませんか。
具体的には、以下の3つのポイントが重要です。
・データはすぐに取り出せるのか(社長や管理職の求めるデータ加工はすぐできるのか)
・自社にマッチしたシステムになっているのか
・導入することによってどれくらい評価にかかる時間工数を削減できるのか
・人事が導入後、即座に使用開始できるのか
それぞれについて解説します。

データはすぐに取り出せるのか(社長や管理職の求めるデータ加工はすぐできるのか)

人事をしていると、いきなり社長や役員から「1時間以内に指定した社員の評価データを持ってきて欲しい」と言われることもありえます。
システムを導入していれば、早く欲しいデータを出せるだろうという期待値も高まるためです。
すぐに各社員のデータが取り出せるような、加工しやすいものを選ぶ必要性があります。

自社にマッチしたシステムになっているのか

人事評価システムが自社にマッチしたシステムになっているのかどうかについては、導入前に精査するようにしましょう。
自社にマッチしていない人事評価システムを導入すると、うまく活用できないためです。
必ず会社の求めている要件を満たしているかどうかを確認するようにしましょう。

導入することによってどれくらい評価にかかる時間工数を削減できるのか

人事評価システムを導入することによって、どれくらい評価にかかる時間工数を削減できるのかについては導入前に試算しておきましょう。
時間工数の削減を数字で出しておくと、費用対効果などを経営陣に説明しやすくなるためです。
時間工数は以前の評価にかかっていた時間と、導入後に実現できるであろう時間について計算を見込みで良いのでするようにしておきましょう。

人事が導入後、即座に使用開始できるのか

人事評価システムを導入後、人事が即座に使用開始できるのかどうかについてはしっかりと考えておきましょう。
評価制度の導入スパンや速さで、即使用できるかどうかが重要となってくるためです。
人事評価システムを活用するのが2年後である場合などは、即座に使用する必要性はありませんが、もしも導入したらすぐに活用するかも知れないという場合は、導入までの早さをしっかりと考えるようにしましょう。

クラウド型にするかオンプレミス型にするか、どちらが自社に合っているか

人事評価システムを導入するにあたっては、クラウド型にするのか、オンプレミス型にするのか、どちらが自社に合っているかを考えるようにしましょう。
・クラウド型の特徴
・オンプレミス型の特徴
それぞれについて解説します。

クラウド型の特徴

クラウド型の特徴として、インターネット環境さえあればすぐにでもシステムを利用することが可能です。
クラウド型はインターネット上のサーバーにアクセスし、運用を開始することが可能なためです。
すぐにでも人事評価システムを活用したい場合には、非常にメリットがあります。

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型の特徴としては、自社のサーバーにソフトウェア等をダウンロードして活用する形式を指します。
オンプレミス型はクラウド型よりも初期設定に時間がかかることと、コストがかかることがあります。
自社最適化には便利な側面がある一方で、導入開始まで時間がかかることが多いといえます。

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クラウド型の360度評価の人事評価システムのメリット3つ

「クラウド型の360度評価システムにはどんなメリットがあるのだろうか」と気にっていませんか。
クラウド型の360度評価の人事評価システムには、以下の3つのメリットがあります。
・紙ベースの評価運用から解放される
・評価の進捗が見えるため、運用しやすい
・評価を公平にすることができる
それぞれについて解説します。

紙ベースの評価運用から解放される

クラウド型の360度評価システムを導入することで、紙ベースの評価運用から解放されます。
エクセルなどに書かれた評価を、いちいち印刷して保存するなどの手間がいりません。
非常に便利であり、ストレスから解放されます。

評価の進捗が見えるため、運用しやすい

クラウド型の360度システムは、評価の進捗が見えるため、非常に便利です。
紙ベースの評価運用となると、進捗の確認そのものに時間がかかってしまうことが多いです。
クラウド型でいつでもインターネットで進捗を確認できるため、適切に評価運用が進んでいるかをチェックできます。

評価を公平にすることができる

クラウド型の人事評価システムでは、評価を公平にすることができます。
通常の人事評価システムでは、評価が人事に返却されてから異常値などをチェックして差し戻す手間が発生することもあり、時間がかかります。
クラウド型であれば評価の途中経過だけではなく、評価の集計を評価期間中にもチェックすることができるので、評価期間途中であっても、あまりにもおかしい、という評価があればチェックをして評価者に連絡することができます。

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【注意点】人事考課と人事評価は分けて運用しよう

特に360度評価においては、人事考課と人事評価は分けて運用するようにしましょう。
人事考課は社員の給与などに直結する評価であり、360度評価システムの人材育成の方針とは外れるものになる可能性が高いためです。
出来るだけ人事評価で運用を行い、結果が社員の給与を左右するなどの致命的なダメージを与えるようなものにすることは避けるようにしましょう。
日本の評価体系はあまり突出した評価の高い人材が出ることも、評価の低い人材が出ることも好まない傾向にあります。
日経新聞では、人事考課が9割B評価(標準点)になることもあると報じています。
→参考：日経電子版　9割B評価、基準あいまいでもOK　人事評価の不思議
評価に極端な差をつけることによって社員のモチベーションが下がるケースもあるため、人事評価と人事考課の完全連動は難しいといえます。

360度評価導入成功のためにするべきこと

「360度評価導入を成功させるにはどうすればいいのだろうか」と気になりませんか。
360度評価導入を成功させるためには以下の方法があります。
・現場の負荷を下げる工夫をする
・従業員から理解を得る
・無理なく継続できるような仕組みを考える
それぞれについて解説します。

現場の負荷を下げる工夫をする

360度評価導入を成功させるためには、現場の負荷を下げる工夫をすることが重要です。
理由として、現場に負担をかけすぎると評価制度を維持継続できないためです。
現場が無理なく行えるような負荷で評価業務を遂行してもらうようにしましょう。

従業員から理解を得る

360度評価を導入するにあたって従業員から理解を得ることが重要となります。従業員が制度に懐疑的であると効果が出ない可能性があるためです。
評価シートを作る意味や実施する意図を入念に従業員に伝えるようにしましょう。

無理なく継続できるような仕組みを考える

無理なく評価制度を継続できるような仕組みを考えましょう。
評価期間は評価のために時間をあえて割くといった考え方です。
特に導入初期に時間を確保すると評価制度を仕事として捉えることができるため効果的です。

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クラウド型の360度評価システムを導入し、人事の負担を減らしつつ、公平な評価制度を導入しよう

クラウド型の360度評価システムを導入し、人事の負担を軽減しつつ、公平な評価制度を導入するようにしましょう。
紙ベースの評価システムよりも進捗管理が容易であり、評価の公平性だけではなく、評価途中であまりにも評価に偏りがないのかについてチェックすることができます。
非常に効率的に人事評価を行うことができます。

（2020.7.21追記）

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