相手の納得感がUPする！360度評価へのコメントの書き方

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360度評価は上司・同僚・部下・取引先などの複数の視点から対象者の日常行動に対する評価（フィードバック）を集計し、本人と他者の認識ギャップを可視化する仕組みです。
周囲からのフィードバックは従業員のやる気や向上心を高めることができますが、評価項目やコメントが適切でない場合、360度評価を使用する意義が薄くなるだけでなく、被評価者の仕事へのモチベーションを下げてしまう恐れがあります。
今回は360度評価のコメントの書き方をご紹介します。

360度評価とは？本人と他者の認識ギャップを可視化する！

360度評価とは上司・同僚・部下・取引先などの複数の視点から対象者の日常行動に対する評価（フィードバック）を集計し、本人と他者の認識ギャップを可視化する仕組みです。
周囲からのフィードバックは従業員のやる気や向上心を高めることができますが、評価項目やコメントが適切でない場合、360度評価を使用する意義が薄くなるだけでなく、被評価者の仕事へのモチベーションを下げてしまう恐れがあります。
今回は360度評価のコメントの書き方をご紹介します。

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正確に書くメリット立場ごとに人事評価シート(360度評価コメント)を理解しよう

「人事評価シートに正しくコメントをするメリットはどんなものなのだろうか」と気になりませんか。
具体的には、立場ごとに以下のメリットがあります。
・社員のメリット
・人事部員のメリット
・経営者のメリット
それぞれについて解説します。

社員のメリット

360度評価のコメントを適切に書くことによって、将来、管理職等に出世した際、評価決定に悩まなくて済む可能性があります。
多くの管理職は、出世した際、部下の評価で悩む傾向にあるためです。
一般社員のうちから、評価に慣れておくことで、将来、管理職になった際も、評価で悩まずに済む可能性が高くなります。

人事部員のメリット

360度評価のコメントをしっかりとできることによって、人事部員は社員から信頼されるというメリットがあります。
管理職のコメントがしっかりとしていると、「人事が本気で評価のコメントをするように管理職に伝えているな」と本気度が伝わるためです。
反対にコメントがいい加減なものになると「パフォーマンスなのかな」とあらぬ方向に捉えられる可能性があります。

経営者のメリット

360度評価のコメントをしっかりとできることで、経営者は、社員の想いを知ることができるというメリットがあります。
いくら業績が好調であっても、社員を想いを知ろうとしなければ、それ以上うまく業績を伸ばせなくなる可能性があるためです。
特に経営者ともなると、社員が委縮してしまって、あまり意見を言ってくれないという状態になることもあり得ます。
コメントを確認することで、思わぬ発見もある可能性があります。

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3つのポイント！360度評価のコメントの書き方

360度評価で対象者が多くの気づきを得るためにはコメントの書き方が重要です。
抽象的な表現や否定的なコメント（誹謗中傷や悪口はNG）では対象者のモチベーションは上がりません。
具体的に、行動によって改善できる項目を挙げることが大切です。
できるだけ具体的に「強みはなにか」「改善点はなにか」が伝わるように意識してコメントを書きましょう。
以下のような形で記載するようにしましょう。
・可能な限り具体的な例を挙げて記入する
・評価コメントはきつい言葉を使用しない
・良かった点と反省すべき点の両方を記入する
それぞれについて解説します。

可能な限り具体的な例を挙げて記入する

過剰評価や過小評価は控え、対象者の仕事ぶりや成果を公正に評価することが重要です。
評価の経緯がわかるように対象者のどの行動にどのような評価を下したのか、評価の根拠や改善すべき点を明記しましょう。

評価コメントはきつい言葉を使用しない

あくまであなたには対象者の表面的な行動部分しか見えていないということを忘れてはいけません。
誹謗中傷や悪口をフリーコメントに書いても何の改善にもつなげられません。
360度評価の目的は対象者に気づきを与えることです。
きつい言葉を並べていてはその目的から大きく外れてしまいます。
感情的になりすぎず客観的な表現を心がけましょう。

良かった点と反省すべき点の両方を記入する

360度評価を行う際には、対象者の良かった点だけではなく、行動変容の指針をはっきりさせるために、問題点や改善点などの反省すべき点も明確にする必要があります。
設問設計として、良かった点と課題点を聞くフリーコメント設問をそれぞれ分けて用意しておくと漏れがありません。

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360度評価(人事評価シート)にコメントする際に注意しておくべき点

「360度評価(人事評価シート)にコメントする際には、どんな点に注意すべきなのだろうか」と気になりませんか。
具体的には、以下のような点に注意する必要性があります。
・客観性を重視する
・具体的に数字を見てチェックする
・失敗例なども重視してコメントする
・改善点があれば、批判するのではなく、褒めてから指摘する
それぞれについて解説します。

→360度評価のメリット・デメリットを理解して納得感があるフィードバックに
「失敗しない！360度評価(多面評価)のメリット・デメリット」

客観性を重視する

評価コメントは、客観性を重視するようにしましょう。
管理職や一般社員の主観による評価も大切ですが、ある程度は客観性がないと、お互いに反感を持つ可能性があるためです。
主観的な部分と、客観的な部分をしっかりと切り分けるようにしましょう。

具体的に数字を見てチェックする

具体的な数字を見てチェックをし、コメントするようにしましょう。
上司から部下にどのような視点で見ているかをある程度伝えて、評価しやすいように意見交換をすることが大切です。
数字で具体的に成果や取り組みを教えて欲しいと上司・部下双方で評価について意見交換することでコメントがスムーズになる可能性があります。

失敗例なども重視してコメントする

成功例だけではなく、失敗例についても重視してコメントするようにしましょう。
失敗例の方をコメントすることで、成果ばかりを重視していないと部下は安心する可能性があるためです。
失敗例についてもコメントでしっかりと拾い上げることで、より良いフィードバックを行えるようにしましょう。

改善点があれば、批判するのではなく、褒めてから指摘する

仕事について改善点があれば、批判するのではなく、褒めるべきところを褒めてから評価するようにしましょう。
いきなり批判から入ってしまうと、信頼を失ってしまう可能性が高いためです。
評価コメントについては、バランスよく、良いことも悪いことも上司と部下で評価しあう方が、建設的なコメントがなされる可能性が高くなります。

こちらの関連記事もご参照ください。
参考：部下が上司を評価する!?360度評価の項目・サンプル

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コメント記入の例文紹介

ここでは、具体性を交えた良いコメント例と、抽象的でやってしまいがちな悪いコメント例をご紹介します。
以下のようなコメントです。
・スキルアップのため、継続参加型のセミナーに参加するという目標を持った人へのコメント例
・営業職で、電話によるアポイントメントを1日〇件獲得するという目標を持った人へのコメント例
・工数削減を目標に掲げていたチームメンバーへのコメント例
それぞれについて解説します。

スキルアップのため、継続参加型のセミナーに参加するという目標を持った人へのコメント例

〇：的確に内容をまとめ、客観的な分析も入れたレポートを作成し自身の力にしつつ、メンバーにもノウハウ共有している点が素晴らしい。
〇：体調不良による欠席が多く見られたので、柔軟な日程調整が可能なものを選んだり、別のセミナーを探し補完するなどして取り組みを継続してほしい。
×：セミナーに参加するという取り組みは良いと思う。これからも継続してください。

営業職で、電話によるアポイントメントを1日〇件獲得するという目標を持った人へのコメント例

〇：目標達成できた日はもちろん、できなかった日については要因を振り返り、次につなげようとしている姿勢は評価に値する。
〇：できなかった要因について自分の考えの範囲だけで探しているように見受けられた。ほかの人に聞いたり、外部研修を受ける等で見聞を広めてほしい。
×：1日〇件獲得という高い目標を掲げていて良いと思うが、メンバーとの協調性が無いように感じた。

工数削減を目標に掲げていたチームメンバーへのコメント例

〇：チーム目標の工数削減に対し、周囲をよく観察し、作業に行き詰まった人へ突破のアドバイスをしていて、自分の工数だけでなくほかのメンバーの工数削減にも大きく貢献していた。
〇：目の前の作業工数の削減に気を取られているように見えるので、視野を広く持ち、そもそもの作業工程の見直しや資料整備などにも力を注いでほしい。
×：チーム目標の工数削減に大きく寄与していたと思う。

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周囲の成長に繋がる良いフィードバックをするために

周囲から評価され、また自分自身も評価者の1人となる360度評価は継続的に成長していくために重要な仕組みとなります。
一緒に働くメンバーの良いところは素直に褒め、課題点は円滑に伝えられるようになるために、上記観点で普段から周囲をよく観察し、いっしょに働くメンバーとともに成長していくことを意識しましょう。

伝え方ひとつで納得度に差が出る360度評価のフリーコメント。
対象者がコメントを読むことで、「なるほど、自分の言動は周囲にこのように受け止められているのか」と気づき、行動改善を促すコメントの書き方にはポイントがあることを抑えておきましょう。

（2020.07.09追記）

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。