在宅勤務を効率化させるには？在宅勤務効率化の工夫を紹介！

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「在宅勤務を効率化するにはどうすれば良いのだろうか」
「在宅勤務を効率化する方法について知りたい」と気になっていませんか。
在宅勤務を効率化するには企業側が社員に必要なツールを提供する等の企業努力が必要となります。
この記事を読めば、在宅勤務を効率化する方法について理解することができ、在宅勤務の効率化を推進することができます。
在宅勤務の効率化について悩んでいる方は、ぜひ、最後まで読んでいって下さいね。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、従業員が仕事を会社ではなく自宅で行うことを指します。
本来は会社で行うべき業務を出来る限り自宅で行うようにする手法です。
コロナウイルス流行をきっかけに多くの企業に導入されました。
基本的には会社に出来るだけ出勤せず、自宅で仕事を完結することができるため、コロナウイルスに通勤途中や、会社の仕事中に感染するリスクを減らすことができます。

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在宅勤務を効率化するには、アイテムの支給など企業側に工夫が必要

在宅勤務を効率化するには、在宅勤務に必要なアイテムはある程度、会社が先に支給する方法をとるという方法があります。
理由として、在宅勤務においては社員の光熱費の持ち出しや仕事用の机などの備品が必要になることが多々あるためです。
・在宅勤務に必要なツールを支給する
・在宅勤務に必要なグッズを支給する
・ハンコ廃止とペーパーレス化を推進する
それぞれについて解説します。

在宅勤務に必要なツールを支給する

在宅勤務に必要なツールを社員に支給するようにしましょう。
具体的には、机やイスなどの仕事に集中するために必要なもののことです。
リビングで仕事をするケースなどもありますが、リビングでは集中できないというケースも多々あります。
出来る限り在宅勤務でも効率よく仕事が出来るように設備面でも支援するようにしましょう。

在宅勤務に必要なグッズを支給する

在宅勤務に必要なグッズを社員に支給するようにしましょう。
具体的にはパソコンの周辺機器として、イヤホンなどのことです。
細かいですがあると仕事上便利なものを先取りして会社から支給するようにしましょう。
特にちょっとした小物があれば便利なものとしては、電気スタンドなどの手元を照らす照明器具です。
手元を明るくすることができれば、作業効率がアップする可能性が高くなります。

ハンコ廃止とペーパーレス化を推進する

ハンコの廃止とペーパーレス化の推進を行うようにしましょう。
せっかく在宅勤務になったのにハンコや会社にもっていかないといけない書類があると業務に集中できなくなる可能性があるためです。
特に社内ルールとして「なんとなく」ハンコが必要となっている書類は見直すようにしましょう。

見出し4：在宅勤務を効率化させるためにはWEB会議の頻度なども考える必要性がある
在宅勤務を効率化させるためにはWEB会議の頻度なども考えるようにしましょう。
具体的には、以下のようなことです。
・会議は本当に必要な会議だけにする
・日報などは日報を作成する手間の方がかかることもあるため、最低限に
・仕事を丁寧に割り振る
それぞれについて解説します。

会議は本当に必要な会議だけにする

会議に関しては、本当に必要な会議だけをするようにしましょう。
特に会社にとって重要な機能会議や法令で定められた安全衛生委員会等の会議の場合は仕方がない側面がありますが、緊急性がない会議は避けた方が効率化につながるためです。
出来るだけWEB上での会議は減らすようにしましょう。

日報などは日報を作成する手間の方がかかることもあるため、最低限に

日報作成の仕事等は日報を作成する手間の方がかかることもあるため、最低限にしましょう。
報告のための報告になるくらいなら廃止して月次でやるべきことを指定して出来ていたらまた新たな仕事を追加するなどの方法を採る方が効率が良い可能性もあるためです。
日報のせいで業務効率化ができないという状態は避けるようにしましょう。
また、過度に日報作成を求めると社員によってはプレッシャーとなってしまうこともあります。

仕事を丁寧に割り振る

仕事を丁寧に振り返る機会を設けるようにしましょう。
仕事を振り返る機会を設けないと、在宅勤務では上司が部下の仕事をうまく評価できない可能性があるためです。
出来る限り面談の時間を確保して状況確認をするなどして、うまく仕事の評価をするようにしましょう。
部下が在宅勤務で放置されていると感じるとモチベーションも上がらず、仕事を効率よくこなせない可能性もあります。
出来るだけ成果物などをしっかりと確認し、個人ごとにしっかりとした仕事の振り返りを行うようにしましょう。

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在宅勤務を効率化して、仕事を効率よく推進しよう！

在宅勤務を効率化して、仕事を効率よく推進するようにしましょう。
在宅勤務において効率化できないという事態を避けるためです。
社員が仕事に集中できるように会社からのサポートを行うようにしましょう。

HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。