タレントマネジメントシステムとは？人事管理を効率化しよう！

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「タレントマネジメントシステムとはどんなシステムなのだろうか」
「タレントマネジメントシステムとは何をすることができるシステムなのだろうか」
と気になりませんか。
タレントマネジメントシステムとは、社員の個人情報や仕事の経験などの人材に関する情報を一元管理するシステムのことを指します。
この記事を読めばタレントマネジメントシステムについて理解することができ、導入するかどうかについて検討することができます。
タレントマネジメントシステムについて悩んでいる方はぜひ、最後まで読んでいってくださいね。

タレントマネジメントシステムとは？

タレントマネジメントシステムとは社員の職歴や個人情報、スキルなどの情報をデータにして一元管理してくれるシステムのことを指します。
タレントマネジメントを行うために必要な情報を管理することができ、人材の適正配置を行う上で非常に役立ちます。
また、過去の人事情報などを登録することでいつでも閲覧できる状態になるため業務効率化も行うことができます。

タレントマネジメントとは？

タレントマネジメントとは、社員の能力を最大限に発揮できるような人材配置を行う人事戦略のことを指します。
タレントマネジメントにおいては様々な人事施策が結果的には社員の能力発揮につながっていればよいという考え方もあるため適正な人材配置以外の人事戦略もタレントマネジメントであると言われるケースもあります。
また、タレントマネジメントを実施するにあたっては情報が重要となります。

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タレントマネジメントシステムが必要とされる社会的背景

タレントマネジメントシステムが必要とされる社会的背景として、以下の理由があります。
・様々な雇用形態の従業員への対応
・激変する経営環境への対応
それぞれについて解説します。

様々な雇用形態の従業員への対応

タレントマネジメントシステムが必要とされる背景には、様々な雇用形態の従業員への対応が重要となってきている現状があります。
日本企業ではこれまで新卒一括採用で自社には正社員のみという企業が一般的でしたが、正社員の中途採用の活発化に加えて派遣社員やパート・契約社員などの多様な雇用形態の従業員が増加しているためです。
従来のような雇用管理システムだけでは乗り切れないため、タレントマネジメントシステムが重要視されています。

激変する経営環境への対応

激変する経営環境への対応を行うためにタレントマネジメントシステムが重要視されています。
理由として、１年であっという間に経営環境が変わるため各部署に必要な人材なども変化してしまうためです。
タレントマネジメントシステムで常に社員の情報を管理していくことで経営状態が変わってしまっても必要な人材を必要な部署に異動することができます。

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タレントマネジメントシステムで出来ること

タレントマネジメントシステムで出来ることとして、以下のことがあります。
・人材管理
・採用管理
・評価管理
・人員計画の策定
それぞれについて解説します。

人材管理

タレントマネジメントシステムでは人材管理が可能です。
特に人材に関する経歴や年齢などの個人情報やスキルなどの情報を管理しておくことができるため、非常にタレントマネジメントに役立ちます。
また、人員表や組織図といった「どこに何人どのような人材がいるのか」を１クリックで出せるようなシステムがあれば非常に便利です。

採用管理

タレントマネジメントシステムでは採用管理を行うことができます。
自社の人事戦略に適した人材を雇用することは非常に重要です。
タレントマネジメントシステムでは採用経路の把握や求人媒体ごとの費用対効果の計測を行うこともできます。

評価管理

タレントマネジメントシステムでは評価管理を行うことが可能です。
評価管理はタレントマネジメントを行う上で非常に重要です。
人材の評価が分からないとどこに人材を配置すればよいのかという指標が分からないためです。

人員計画の策定

タレントマネジメントシステムで人事情報をしっかり把握することによって人員計画の策定が可能です。
どこの部署に何人の人数が必要なのかを知ることでより正確な人員計画を策定することができます。
システムにもよりますが、職種や所属部署ごとに適切な人員の人数などを計算してくれる機能がある製品もあります。

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タレントマネジメントシステムを導入するメリット

タレントマネジメントシステムを導入するメリットとして、以下のメリットがあります。
・人材育成の計画的な実施が可能
・自社内において人材発掘が可能
・適材適所への人員配置が可能(人事異動をスムーズにできる)
タレントマネジメントシステムを導入することによって人材育成の計画を立てられるだけではなく人材発掘や適材適所への人員配置が可能となります。
正確な人事情報を把握することができるため、非常に便利です。

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タレントマネジメントシステムを導入するデメリット

タレントマネジメントシステムを導入するデメリットとして以下のデメリットがあります。
・データを集めるのが困難
・導入するためのコストがかかる
・年配者が多い部署では使いこなせない人が出る可能性もある
タレントマネジメントシステムを導入するにあたってはデータを集めることが難しいことや、導入コストがかかってしまう点・年配者が多い部署では使いこなせない可能性があるというデメリットがあります。

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自社に合ったタレントマネジメントシステムを導入する

タレントマネジメントシステムを導入するにあたっては自社に合ったシステムを導入するようにしましょう。
具体的には、以下の要件に着目するようにしましょう。
・クラウド型かオンプレミス型か
・自社のこれまでの自前のデータと統合できるのかどうか
・必要なデータはすぐに取り出せるものを選ぶ
・セキュリティ万全なものを選択する
それぞれについて解説します。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型かオンプレミス型かを選択するようにしましょう。
クラウド型はインターネット接続環境があればすぐにシステムを使用することができるのに対してオンプレミス型は自社内にシステムを構築するのでシステムを使用するまでに時間がかかる可能性があります。
どちらが自社にマッチしているのかを考えて導入するようにしましょう。

自社のこれまでの自前のデータと統合できるのかどうか

自社のこれまでの自前のデータと新しいシステムが統合できるのかどうかは要チェックです。
一からデータを入力すると人事側の負担が大きいためです。
仮に統合できなかったとしてもエクセルベースのデータが取り込めるようなシステムの方が良いといえます。

必要なデータはすぐに取り出せるものを選ぶ

必要なデータはすぐに取り出せるものを選ぶようにしましょう。
社員の異動を決定するための会議などが突然行われた際に資料がすぐに準備できないとシステムを入れた意義を疑われる可能性があるためです。
データはすぐに抽出できるシステムを選ぶことが重要です。

セキュリティ万全なものを選択する

出来るだけセキュリティ万全なものを選択するようにしましょう。
昨今では企業がハッキングやウイルス感染などで大きなダメージを受けることがあるためです。
必ずセキュリティについては確認するようにしましょう。

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まとめ

今回は、タレントマネジメントシステムについて解説させていただきました。
特に本文中で解説させていただいたタレントマネジメントシステムを導入するメリットとして人事情報管理がスムーズに行えるという点は魅力的です。
人材の適材適所への配置などにおいて必要不可欠なタレントマネジメントシステムを活用するようにしましょう。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。