事務職の書き方例文！人事評価シートの効果的な記入方法

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社員の評価・査定の時期になると、
「人事評価をつけたいけれど、事務職の評価が難しい」
「人事評価をつけるにあたって事務職の評価を他の企業はどうやっているのだろうか」
と気になりませんか。
結論から申し上げますと、事務職の人事評価を決定するのは非常に難しい傾向にあります。
事務職は成果の測定が難しく、複雑な企画業務をしている社員と単純な書類仕事をしている社員で差がつけにくいためです。
この記事を読めば、人事評価の難しい事務職を評価する方法について理解することができ、自社で適切な評価を行うことができます。
事務職の人事評価をつける際にいつも悩んでしまうという方はぜひ、最後まで読んでいってください。

人事評価で事務職を評価するのは難しい

人事評価で事務職を評価するのは難しいです。
理由として、営業職や技術職と比べて成果が測定できないからです。
営業職であれば売上高という目に見えてわかりやすい成果がありますし、技術職であれば新製品の発表件数などの指標がある一方で事務職には「これが成果だ」というものがありません。
成果とは別基準で会社独自に評価制度を設定する必要性があります。

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事務職の定義とは

事務職の定義とは、総務・経理・人事・法務などの事務職を指します。
生産的な仕事をする直接部門ではなく間接部門などのスタッフ職が事務職にあたります。
生産部門にあたる営業や技術職、製造職といった部門の仕事をサポートするのが事務職ということです。

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事務職の人事評価で評価すべき点と目指すべき目標

「事務職の人事評価ではどこを評価すべきなのだろうか。目標設定も難しい」と悩んでいませんか。
事務職の評価基準と目標設定としては以下のような目標設定があります。
・数値ミスはないか
・書類ミスがないか
・期日を守って書類を処理しているか
・積極的に企画をして実行しているか
それぞれについて解説します。

数値ミスはないか

事務職の評価を行う上で重要な評価項目として数値ミスはないかどうかは非常に重要です。
事務職の出す数値をベースにして生産部門である営業職などは仕事をするためです。
事務職の仕事はミスがないのが当たり前なので正確な数値をしっかりと書類に記載することが評価の最低条件であるといえます。

書類ミスがないか

数値ミスだけではなく、書類ミスがないかは非常に重要な評価項目です。
提出書類そのものを間違えたりすると書類作成業務が遅くなるためです。
本来提出すべき書類の作成を行えずに次の日に回してしまうと他の業務も遅れてしまいます。

期日を守って書類を処理しているか

期日を守って書類を処理しているかどうかは事務職にとって重要な評価基準です。
書類には必ず期日が存在しており、遅れることで生産部門に迷惑をかけることもあるためです。
事務職の基本である期日を守って周囲をサポートするという評価基準は非常に重要です。

積極的に企画をして実行しているか

事務職の評価基準として、積極的に企画を実行しているかどうかは非常に重要な評価基準です。
企画業務は単なる事務処理ではなく会社の様々な問題を解決することができるため、個人によって大きな差がでる業務だからです。
どれくらい会社のことをしっかりと考えて仕事をしているかどうかが企画業務ではわかるので企画業務が行える方はかなり高い評価をつけても良いというケースもあります。
単純な事務処理よりも一段高いレベルにあるのが企画業務であるといえます。

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事務職の人事評価の例文

「事務職の人事評価はどんな風に書けばいいのだろうか」と気になりませんか。
職種ごとに以下の例文を用意しました。
・経理職
・人事職
・総務職
・法務職
それぞれについて解説します。

経理職

経理職の基本である日々の仕訳業務などは順調にこなせており、期日を守って処理できている。
決算月に関しても残業時間が長い時期であるにも関わらずミスなしで仕事をこなせており評価できる。
ただし、基本的にはルーチンワークメインの仕事でありもっと企画業務などに積極的になるように指導していく。

人事職

人事職として給与計算・社会保険などの月次の事務所を正確に期日を守って処理出来ており、順調に仕事能力は伸びてきている。
採用計画なども前倒しで面接を行っていくなど効率的に仕事をこなせるようにうまく仕事の配分を自分で行えている。
人事企画の業務については就業規則改変の業務をしっかりと行えており企画業務も出来ている。
ただし、企画業務を行う際に各部署との調整などが不十分なところがあるので企画業務をしっかりと1人で調整できるように指導していく。

総務職

総務職として労働保険料の算定や、備品の発注業務などを期日を守ってしっかりと行えている。
来客応対や電話対応などもしっかりと行えており問題がない。
突発業務である安全衛生関係や慶弔関係の仕事も行えている。
ただし、総務として会社のあるべき姿を考えての仕事がうまくできていない部分がある。
会社の経営理念の浸透も兼ねてしっかりと基本的な仕事の進め方などを再度確認していきたい。

法務職

法務の基本であるコンプライアンスなどについてはしっかりと理解できており、会社にとっての法的リスクを減らす活動をしっかりと行えている。
各部署の所属長に対するコンプライアンス教育の講師なども積極的に行っており会社全体に対してコンプライアンス意識の醸造を考えて仕事ができている。
ただし、法務職として大切な他の部門との連携やサポートする意識が少し弱い部分がある。
法律的に問題があるから責任を負えないという仕事のスタンスではなく自分なりに「こうすれば実現できる」という自分なりの発想をもって企画業務ができるように指導していきたい。

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人事評価は事務職員にとって重要。評価コメントなどを積極的に行おう

人事評価は事務職員にとって重要です。評価コメントなどは積極的に行うようにしましょう。
事務職は仕事の成果が出にくい分だけ、上司がどこを評価しているのかを示さないと仕事力が伸びないためです。
出来るだけ会社の求める成果をハッキリとさせてどこの部分で評価をしていくのかを評価コメントなどで示すようにしましょう。

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まとめ

今回は、事務職の人事評価について解説させていただきました。
特に注目して欲しいのは本文でも解説した事務職は成果がない分だけ、評価の基軸の設定が重要というところです。
ミスがないことを評価するのか、それとも企画業務をバリバリ行う部分を評価するのかなど評価基準をはっきりさせないと事務職は仕事能力が伸びていきません。
上司から見て評価している部分をはっきりさせて部下のモチベーションをアップさせましょう。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。