職務分掌とは？分掌業務と役割分掌の違い、業務分掌の意味と効果的な作成方法

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社会の変化が激しくなると、どうしても新規事業の立ち上げや、既存事業の転換をする企業が少なくありません。
いざ、みんなで協力して進んでいこう！と、音頭をとった矢先に、「この仕事、どこの部署がやるのだろう？」と迷った経験はありませんか？
会社内で組織分掌規定ができていないと、担当ベースで進めて良いものか、部署単位なのか・・・と、ストレスを抱えがちになります。
今回は、業務の割り振りの判断でストレスを抱えないための「職務分掌」について解説します。

職務分掌とは？

「職務分掌」の意味と混同しやすい業務分掌との違いを見ていきましょう。

職務分掌の意味

「職務分掌」とは、組織において、社員それぞれが果たすべき職務や負うべき責任の範囲を明確にし、各職務の役割を整理配分することを指します。
多くの企業・組織では職務分掌に関する規程を文書化しています。

業務分掌との違い

職務分掌と見た目が似た言葉に業務分掌という言葉があります。
まず、職務と業務の違いから見ていきましょう。
職務とは個人が与えられた役割や責任の範囲を示します。これに対し、業務は会社が事業を進める上で、部署単位での果たすべき役割や与えられた権限を示します。

職務分掌の必要性

大きな会社や多い人数で進めるプロジェクトなどでは積極的に職務分掌規程を設定する傾向にあります。仕事に関わる人員が増えると、やるべき仕事が複雑化・多様化するためです。
職務分掌は、仕事における担当範囲と責任の所在が見て分かるようになっていますから、発生する仕事を誰が担当すれば良いかがハッキリします。誰に？誰が？を考えることが人数の多い組織では、思うほど簡単なことではありませんので、職場におけるストレス軽減や、作業工程の滞りを避け、全体的に時間的コストの削減にもなります。
今後は一人ひとりの抱える範囲が大きくなる傾向にあるため、その必要性は増していくでしょう。

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職務分掌のメリット

職務分掌を設定するメリットは、
・組織が円滑に運営される
・人材の育成がスムーズになる
・内部統制による不正リスクの防止
といったものです。

各職務での責任の範囲が明確になっているので、仕事の優先順位がつけやすく、それぞれに役割を果たすことに集中できるため、トラブルやミスの防止にも繋がります。与えられた字が当たりの生産性も大変高いものとなる期待が持てます。
また、社員のやるべき仕事が明確であるため、人材育成の計画が立てやすく、OJTによる現場での人材育成では評価のしやすさ、業務への取り組みやすさ、モチベーションの維持のしやすさなどから、社員個人の目標達成までのステップなども構築しやすくなります。
そして、企業不祥事などへの厳しい目が多くなった近年では、コンプライアンスを含めた社員一人ひとりの倫理的責任の所在も重要視されるようになりました。職務分掌は仕事内容の責任だけでなく、権限も分散させているため、権限の偏りや不正の隠ぺい、虚偽などの不正行為を防ぐことができるでしょう。

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職務分掌のデメリット

職務分掌のデメリットは、
・責任の押し付け合い
・社員の指示待ち人間化
などが挙げられます。

やるべきことを「誰がいつやるのか？」が明確になっているので、「自分はこの仕事だけやればいい」「これは担当外だからやらなくていい」と受け取られてしまい、業務での社員間の関係性が硬直してしまう可能性があります。自分の手から離れた仕事は、他の人のものとして、気にかけなくなってしまうことも想定され、全体業務の完遂への興味が起こりにくくなるかもしれません。
また、指揮命令系統も明らかなため、行動に対し許可を得てから、指示を受けないと動けない、といった「指示待ち型」の社員を多く生み出してしまうことも考えられます。
特に社員数が多いとはいえない中小企業では、フレキシブルな対応が求められることも多く、縦断的に連携をとっての行動が必要なシーンも多いため、社員が主体的に動くことの妨げになるのは痛手と言っても良いでしょう。

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職務分掌を定める方法

ここでは職務分掌規程の作成について解説します。

職務分掌規定の書き方とポイント

職務分掌を作成するために、まず必要なことが経営陣への許可、理解を得ることです。
社内の様々な部門の状況を知ることになり、作成した職務分掌も重要な社内情報となりますので取り扱いには注意を払いましょう。合わせて経営者からの希望などもヒアリングが必要です。
続いて、会社内の組織図の把握です。
組織図に則って作成を進めますが、思っていたほどに組織図通りに担当分けされていないことが、特に中小企業では見られることが多くあります。
明確な線引きなく行われていた業務も出てきた場合は本来すべき部門へと戻すようにしましょう。

注意点

職務分掌の作成での注意点は、部門間で連携が必要なものは、連携の必要性も明確にしておくことです。すべての業務が１担当、とは限りません。

また、部門を超えて縦断的な業務が発生した場合の対応も考え、職務分掌に社員が縛られすぎないよう配慮も必要です。

職務分掌のまとめ

今回は職務分掌について解説しました。
正しい理解のもと運用すれば、生産性の向上、社員の成長と両得以上の成果を期待できるものです。
中小企業であれば、社内での協力しあって作成したものを運用することで、他の部署も気に掛け合いながら、手の取り合いを大切にしたい業務分掌規程ができるかもしれませんね。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。