振り返りとは？反省と改善の違いと目的、ビジネスでの効果的なリフレクション方法

2024.11.03 人材育成

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振り返りは業務効率を改善するためには欠かせません。しかし、ただの反省に止まり導入できていないケースもあります。振り返りをビジネスで取り入れるためには、正しいやり方やポイントを知っておくことが大切です。
今回は振り返りとはどのようなものか、取り入れ方や注意点まで解説します。振り返りを人材育成に取り入れる際の参考になれば幸いです。

振り返り（リフレクション）とは
振り返りの実践に役立つフレームワーク
振り返りを実践する注意点
振り返りのまとめ

振り返り（リフレクション）とは

振り返り（リフレクション）とは、自分の行動や言動、内面の傾向を振り返り、改善点を見つけ出すことです。直近の行動のこともあれば、より昔の過去を含める場合もあります。

振り返りと反省の違い

振り返りと混同されがちなのが、反省です。反省も振り返りと同様自分の行動を振り返ります。しかし、反省は失敗や間違いに対して行われる点が大きな違いです。また、反省の場合は、原因や責任の所在を明らかにしなければならない場合もあります。
しかし、振り返りは失敗にも成功にも行い、責任追求のためには行いません。あくまで現状よりもよい結果を出すことを目的に、未来を見据えて行います。

振り返りをするメリット

ビジネス上で振り返りを取り入れるといくつかのメリットがあります。具体的には以下のものがあります。
・改善点がわかり、業務改善につながる
・モチベーションが向上する
振り返りをうまくすることで、業務改善だけではなく、モチベーションの向上にもつながるため、積極的な導入がおすすめです。

改善点がわかり、業務改善につながる

振り返りのメリットは改善点がわかり、業務改善に繋げられる点です。一つ一つの行動を振り返ることで、その行動の意味に加え、改善点までわかります。
改善点を取り入れて行動し、振り返る、このサイクルを回すことで、業務効率や生産性の向上にもつながるでしょう。

モチベーションが向上する

振り返りはモチベーションの向上にもつながります。過去の悪い点だけではなく、よかった点も振り返るため、自分の成長を実感でき、前向きな気持ちで仕事に取り組みやすくなるでしょう。

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振り返りの実践に役立つフレームワーク

振り返りの効果を高めるために、フレームワークを取り入れる方法もおすすめです。課題や問題点、改善点が整理され、次につながる振り返りをしやすくなります。ここでは、よく使われる以下の手法について、簡単に紹介します。
・YWT
・KPT
・PDCA
・4行日記
・経験学習モデル

YWT

YWTは振り返りを以下の3つの観点から整理するフレームワークです。
・Y：やったこと
・W：わかったこと
・T：次にやること
特にわかったことをできるだけ詳しくシートなどに書き出すことが大切です。わかったことを詳しく書くほど、次にやることが何か、明確になります。

KPT

KPTは、継続すること、改善すること、次に取り組むことに分けて考えるフレームワークです。
・K（keep）：継続して取り組むべきよかった点
・P（problem）：課題、改善が必要な点
・T（try）：挑戦、次に取り組むべき点
以上の項目に振り分けて行います。KPTを取り入れる場合、次に取り組む点を具体的にすることがポイントです。ただ、「注意する」で終わらず、課題の原因を考え「業務の進捗を1週間の頻度で行う」など、分かりやすく行動できる内容にすると、次の改善につながります。

PDCA

PDCAはビジネスでよく使われるフレームワークですが、振り返りにも有効なフレームワークです。
・P（plan）：現状の数値や理想の数値から計画を作成
・D（do）：計画の実行
・C（check）：計画がどのように進んだか確認
・A（action）：改善点を踏まえ行動する
マーケティングや品質管理などの場面でも使われており、実践しやすいフレームワークでしょう。

4行日記

4行日記は以下4つを日記のように書き出して実践するフレームワークです。
・今日起きた事実
・事実から気づいたこと
・気づきから得られた教訓
・自分がありたい姿を宣言する
4行は簡潔でよいため、比較的簡単に実践できる点がポイントです。毎日の振り返りにも導入しやすいでしょう。最後にポジティブな宣言で締め括るため、反省のようにネガティブになりにくいです。

経験学習モデル

経験学習モデルとは起きた出来事や経験を概念化、一般化し、次に生かすというフレームワークです。経験学習モデルは以下の4つから構成されます。
・経験：具体的な経験
・省察：経験を多角的に振り返る
・概念化：他の状況に適用できるよう概念化・一般化を行う
・試行：別の状況下で実践する
物事を深掘りし、他の状況にも適用できるまでに落とし込むのがこの経験学習モデルの特徴です。

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振り返りを実践する注意点

振り返りを実践する際には、ただ反省するだけに止まらず、次に役立てることが大切です。ここでは振り返りをより充実したものにするために注意するべき点を解説します。

未来のことを具体的に考え、実践する

振り返りをする際には、未来のことを考え、実践できる内容でなければいけません。特に改善点となる次の行動が具体的な行動につながらなければ、振り返りの意味はなくなってしまいます。
振り返りは過去のよかった点や悪かった点を客観的に把握し、次の改善する行動まで具体的にできるようにすることが大切です。

客観性を意識する

振り返りは客観性を意識して実践することが大切です。主観を取り入れてしまうと、失敗をネガティブに捉えがちになり、正しい原因分析ができない場合があります。
自分の感想と事実を切り分けて捉えることが大切です。しかし、一人で振り返りをすると、どうしても主観が入ってしまうため、客観性を確保するのであれば、複数人と一緒に振り返りをするなどするとよいでしょう。

失敗を責めない

振り返りは過去のことを振り返るため、失敗があると、自分を責めてしまう場合があります。しかし、失敗を責めるだけでは、次の行動につながらず、モチベーションも低下してしまうでしょう。
ただし、次の改善につなげるためには、失敗の振り返りも大切です。失敗は責めるのではなく、原因や改善案を整理し、前向きに受け入れるよう心がけましょう。

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振り返りのまとめ

振り返りはただの反省ではなく、過去の出来事のよしあしを整理し、次回以降の改善につなげるための行動です。ビジネス上でもうまく取り入れることで、業務効率の改善にもつながります。ただし適切に振り返りを取り入れるためには、客観性を意識し、短時間でも時間を取って実践することが大切です。
より質が高い振り返りを行いたいのであれば「CBASE 360°」の導入をご検討ください。上司や部下など複数視点からのフィードバックができるため、より質が高い振り返りを行えます。
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