より効果的なフィードバック面談を部下に行うには？失敗しないポイントを解説

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フィードバック面談は人材育成の観点で重要な役割を果たします。しかし、フィードバック面談をうまく人材育成に活用できず、思うように成長しないとお困りの企業もあるのではないでしょうか。
フィードバック面談で従業員のパフォーマンスを高めるためには、事前に準備を行い、適切な手法で行うことが大切です。今回はフィードバック面談のメリットに加え、適切な面談の流れや面談時のポイントまで解説します。より質が高いフィードバック面談を行いたい場合はぜひ最後までご覧ください。

フィードバック面談とは

フィードバック面談とは、上司が部下に対して、評価についてその根拠や今後の課題について伝える面談です。
現在の評価を理由と一緒に伝えることで、部下は評価に納得感を得やすく、次に何をするべきか明確になるため、生産性の向上が期待できます。従業員を成長させ、パフォーマンスを向上させることは、会社を成長させることにもつながります。
ただし、フィードバック面談をただ導入すればよいわけではありません。適切な運用体制ができていなければ、従業員に不満がたまり、逆効果になる可能性もあります。

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フィードバック面談の必要性

フィードバック面談は会社の業績向上のためには欠かせません。ここではフィードバック面談がなぜ必要なのか、その理由について解説します。

従業員の生産性を高める

フィードバック面談は、従業員の生産性を高めるために重要です。
フィードバック面談が行われない場合、従業員は課題が何かわからない、または適切ではない課題分析を行い、成長が促されない場合があります。
フィードバック面談をすることで、従業員は何が課題なのか、今後何をするべきかわかり、パフォーマンスの向上が期待できるでしょう。
生産性が高まることで、チームや会社としての目標達成にもつながります。

モチベーションの向上

フィードバック面談はモチベーションの向上にも貢献します。
部下に前向きな評価やアドバイスをすることで、部下は「自分のことを見てもらっている」という気持ちを持ちやすくなるためです。
逆にフィードバック面談を行っていない場合、部下の状況が把握できず、部下のモチベーションが下がっていることに気づけない場合があります。
モチベーションが上がることで、会社への不満も少なくなり、離職率も下がるでしょう。ただし、適切な運用ができていない場合には逆効果の可能性があるため、適切な運用ができているかどうかが重要です。

コミュニケーションの活発化を促す

フィードバック面談は上司と部下のコミュニケーションの活性化を促します。
上司が部下に適切なフィードバックを行うためには日頃のコミュニケーションを行い、日々何をしているのか把握することが重要なためです。
適切なフィードバック面談が行われているチームでは、コミュニケーションも良好な状態になることが期待できます。

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フィードバック面談の流れ

フィードバック面談は事前に準備を行い、適切な流れで行うことが大切です。大まかには以下の流れで進みます。
・目標や課題設定を行う
・やり方・時間・場所を設定する
・従業員の部下が結果の報告をする
・上司からフィードバックを行う

部下に対して、目標や課題を事前に設定しておき、面談の前には事前に状況や想定される答えを想定しておくことが大切です。自己評価と上司の評価に大きなずれがある場合には、丁寧な説明が必要になります。
フィードバック面談は従業員と1対1で行うため、大人数とのフィードバックはどうしても時間が必要です。事前にやり方や時間、場所の設定をしましょう。最近ではオンラインでの面談も増えています。この際、定時以降に設定するのは部下のモチベーションを下げる恐れがあるため、注意しましょう。
従業員の部下が実際に報告を行い、その内容に合わせて上司がフィードバックを行います。この時まずは部下の自己評価を確認し、報告を一通り聞いてからフィードバックをしてください。フィードバックの内容はポジティブな内容から行い、ネガティブな改善点などは後に伝えると、部下が受け入れやすくなります。

フィードバック面談のポイント

フィードバック面談は適切な運用ができると、部下の成長やモチベーションの向上に効果的です。
しかし、ポイントを抑えていなければ、時間が無駄になってしまい、逆効果にもなりかねません。ここではフィードバック面談で失敗しないためのポイントを紹介します。

客観性を意識する

フィードバックを行うときは客観性が意識することが大切です。どうしても主観が入ってしまいがちですが、感情論を交えず、根拠を伝えるようにしましょう。悪い点だけではなくよい点を伝えることもポイントです。
感情的になってしまうと、相手に伝わりにくくなり、信頼関係を損なう可能性があります。また、根拠が提示できないと、相手に納得感がなく、行動の改善につながりません。悪いところだけではなく、よいところまでしっかりと伝えると、相手がフィードバックを取り入れやすくなります。

目標やゴールを設定する

フィードバック面談の目標やゴールを設定しておくことが大切です。一律の目標を設定するのではなく、部下の状況に合わせたゴール設定をすると、よりよいフィードバック面談が行えます。
部下とどのような関係性を築けているか、部下の目標達成状況はどの程度かに応じて、話し合うべき内容が変わるため、部下の状況をよく見極めることが大切です。また、部下のの目標はアドバイスだけにとどめ、目標そのものは部下自身が決めるとよいでしょう。自分自身で目標設定させることで、主体的な行動を促せます。

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信頼関係が重要

フィードバック面談の質は信頼関係があるかどうかが大きく関わります。たとえば、日常的なコミュニケーションをうまく取れていると、部下が安心して自分の気持ちや仕事の状況を報告してもらいやすくなります。
また、業務内容や会社に対してネガティブな発言があっても、安易に否定するのではなく、まずはその言葉を受け入れた上で、客観的な考えや根拠を伝えるようにしましょう。失敗の捉え方を変えることや信頼関係を構築できることで、ネガティブな感情がポジティブなものに変わる可能性があります。
また、日常の言動や行動とフィードバックの内容が矛盾していないかどうかも重要です。内容が適切であったとしても、上司自身がそのような行動を取れていない場合、部下への説得力がなくなってしまいます。

複数人のフィードバックが効果的

フィードバックの質をより高めるためには、360度面談など複数人でのフィードバックが効果的です。
1人の上司からのフィードバックはどうしてもその人の考え方や立場の影響を受けてしまいます。複数人からのフィードバックが得られると、より客観性を確保したフィードバックができます。
客観的なフィードバックを得られることで、従業員の納得感はより高まり、生産性の向上が期待できるでしょう。

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まとめ

フィードバック面談は適切に運用することで、人材育成に役立ち、生産性の向上に貢献します。しかし、その効果を発揮するためには適切な運用を行い、準備することが重要です。また、注意していてもフィードバックする人の主観がどうしても入ってしまいます。
フィードバック面談の質をより高めるためには、360度調査の導入がおすすめです。360度調査は上司だけではなく、部下や同僚からもフィードバックをもらう調査方法です。そのため、上司だけのフィードバック面談と比べると、より客観的かつ多角的な評価ができます。
フィードバック面談の質をより高めたい場合は、ぜひこちらからお問い合わせください。

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HRコラム編集部

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