マルチタスクとは？苦手な理由とできない場合の対処法、成功するコツを紹介

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マルチタスクは苦手とする人が多く、どのように処理すればよいかわからない方もいるのではないでしょうか。
マルチタスクができる人はごく一部のため、マルチタスクをできるだけ回避することが大切です。
マルチタスクのデメリットやマルチタスクに陥った場合の対処法や予防法まで解説します。マルチタスクでの生産性低下にお困りの方の参考になれば幸いです。

人事の仕事はマルチタスクになりやすい

複数の仕事を同時に行うマルチタスクは、人事の仕事に起こりがちです。人事の仕事は人事の仕事は採用や人材育成、人事制度管理、労務管理など、さまざまな仕事があります。
しかし、多種多様でありながら、少人数で実施することが多い部署です。特に中小企業の場合は、人事業務を一人でこなしているということも考えられます。
これらの業務を同時進行でせざるをえないケースがあり、突発的な対応が求められることも少なくありません。このような背景から、マルチタスク化しやすいのが人事の仕事です。
人事が一人休むことで、仕事が破綻してしまうことも考えられます。そのため、マルチタスクをできるようにする、またはマルチタスクにならないよう対策することは企業の生産性を考えると注意するべき問題といえるでしょう。

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マルチタスクのデメリット

マルチタスクは効率がよいと思われている場合もありますが、マルチタスクに対応できない人には以下のデメリットがあります。
・キャパシティオーバー
・仕事の切り替えが難しい
・焦りで仕事の効率が落ちてしまう
マルチタスクは業務量過多に陥る可能性がある点が問題です。「時間がない」という焦燥感は脳に強いストレスを与え、生産性が落ちてしまい、さらに時間がなくなるという悪循環に陥ります。これが時間汚染です。
マルチタスクの場合は、一つの業務の遅れが複数の業務に影響することもあります。

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マルチタスクができる人とできない人の特徴

マルチタスクは得意な人もいれば、できない人もいます。ここではマルチタスクができる人とできない人にはどのような特徴があるのか、紹介します。

マルチタスクができる人の特徴

マルチタスクができる人の特徴としては、以下の人がいます。
・優先順位をうまく決められる人
・整理整頓が得意な人
・物事の切り替えが得意な人
マルチタスクは多くのシングルタスクで構成されています。業務を整理し、的確に優先順位をつけられなければマルチタスクはできません。
また、タスクが切り替わった際に、集中力を切らさず、切り替えできることも重要な適性です。
女性は昔から、育児や家事などマルチタスクで仕事をするケースが多く、女性が得意な傾向にあります。しかし、マルチタスクを実際にできる人は全人類の2%しかいないともいわれており、決して多くはありません。

マルチタスクが苦手な人の特徴

マルチタスクが苦手な人には、以下の特徴があります。
・完璧主義者
・スケジュール管理が苦手
・一つのことに集中したい人
・細かいことが気になってしまう人
マルチタスクが苦手な人完璧主義者、一つのことに集中したい人、細かいことが気になる人です。このような人は業務の切り替えが苦手で、短時間で別の作業に切り替えるのが得意ではありません。
スケジュール管理が苦手な人は、複数の業務があると、適切な優先順位がつけられず、生産性を落としてしまうことがあります。
スキルや技術ではなく、個人の性格に起因するものも多々あります。そのような場合は、マルチタスクを避けて仕事をする方が生産性の向上が期待できるでしょう。

マルチタスクのやり方

マルチタスクが不得意であっても、マルチタスクをせざるをえないことがあります。そのような場合は、思考法やテクニック、ツールを活用して処理することがおすすめです。次で解説します。

1×10×1システム

1×10×1システムとは、「1分以内で終わる仕事」「10分で終わる仕事」「1時間で終わる仕事」の順番で仕事をこなしていく方法です。
最初に仕事をかかる時間で区分けし、順番に手をつけることで、タスク全体の量が少なくなり、タスク全体を効率よく処理できます。

パーキングロット思考

パーキングロット思考とは、業務中に他の仕事が入ってきたとき、それらの業務を一旦脇に置き、終わってから対応する方法です。急な仕事が入ったときには、メモで残し、終わったあとでメモの業務を実行します。
メモを取るのは短い時間で済み、作業の切り替えをせずに済みます。そのため、予期せぬ仕事が発生したときの脳への負担を最小限に抑えられる点がメリットです。

スマホなどのタスク管理ツールを活用する

スマホではタスク管理をしやすくする便利なツールがあります。タスク管理とスケジュール管理を連動させ、タスクを可視化することで、適切な優先順位をつけやすくなる点がメリットです。
このことで、新しいタスクを取り入れてしまって集中力が切れてしまう事態を回避しやすくなります。
タスク管理ツールは複数人での共有もでき、情報共有の円滑化にも効果的です。

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マルチタスクを回避するには

マルチタスクは人間にとって不向きですが、やむをえずマルチタスクの状況に陥る人もいます。そのような事態を回避するためには、事前対策が大切です。どのような対策をするべきか、解説します。

ワークシェアリング

ワークシェアリングとは、一つの仕事を複数人で分け合うことです。一人に負担が集中しがちな業務を複数人で分け合うことで、生産性の向上を目指します。
労働者一人あたりの負担が軽くなることで、仕事量が少なくなり、残業や休日出勤を減らせ、コストカットにつながる点がメリットです。社員のワークライフバランスが実現しやすくなり、社員の満足度の向上が期待できるでしょう。
また、繁忙期や急なトラブルによって業務量が増加した場合にも、キャパシティが維持でき、社員に過剰な負担をかけてしまうのを回避できます。業績悪化の際に雇用を維持する手法として導入する場合もあります。
ただし、既存の制度を大幅に見直す必要があり、制度の実施には時間と手間がかかるのがデメリットです。ただ単に制度を作り、労働者を増やすだけでワークシェアリングは実現できません。社員の中には残業できなくなることで、給与が下がり、不満を持つ人が出る可能性があることにも配慮が必要です。
ワークシェアリングの実施には、既存制度の見直しや改正が求められる場合もあります。

アウトソーシングで発注する

アウトソーシングとは、業務の一部を外注することです。クラウドソーシングの登場からさまざまな業務がアウトソーシングできるようになり、需要が高まっています。
特定の業務に特化したアウトソーシングもあり、コスト削減だけではなく、業務品質を高める上でも効果的です。繁忙期にスポットで発注するという利用方法もあります。
BPOと呼ばれ、業務のプロセス全体のアウトソーシングもできます。BPOによって、人事の採用業務を全てアウトソーシングすることも可能です。企業がより注力するべき業務に集中することで、生産性を高める効果も期待できます。
その反面、社内に対象業務のノウハウが蓄積されず、発注する会社によっては、情報漏えいのリスクがある点がデメリットです。業務の効率化が進んでいる業務をアウトソーシングすると、かえってコストが上がる可能性もあります。
そのため、発注する会社や業務は慎重に検討することが大切です。

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まとめ

マルチタスクは一般的に苦手とする人が多く、可能な限りマルチタスクを排除することで、業務効率の改善につながります。
しかし、会社の規模や制度、業務内容によってマルチタスクが避けられない状態に陥ることもあるでしょう。そのような場合は、制度の見直しや、アウトソーシング、ワークシェアリングなどの考え方を導入することも効果的です。
マルチタスクによる生産性の低下にお困りの方は、360度評価の導入をご検討ください。360度評価は複数人の視点から一人の従業員のフィードバックを行うことで、より客観的な評価ができ、マルチタスクで困っている社員の把握や改善にも役立ちます。

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HRコラム編集部

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