OFF-JTとは？メリットとデメリット・効果的なやり方を紹介

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OFF-JTを導入したいが、どのようなやり方をすれば、成果が出るかわからないとお困りではないでしょうか。OFF-JTは新型コロナウイルスの影響もあり、オンラインで開催できるようになった結果、注目を集めています。
今回はOFF-JTとは何か、メリットとデメリット、効果的な導入のやり方について解説します。人材育成に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。

OFF-JTとは

OFF-JTとはOff the Job Trainingの頭文字を取ったもので、会場を確保し、実際の職務現場から離れて行う教育研修です。外部の講師を招いた研修やスクール・セミナーへの参加、通信教育やe-ラーニングなどが該当します。
もう一つの人材育成の手法がOJTです。OJTはOn the Job Trainingの頭文字を取ったもので、実際の業務を通して、人材育成を行います。

オンラインでのOFF-JTの関心が高まっている

新型コロナウイルスの影響により、オンラインで研修ができるOFF-JTの役割にも注目が集まっています。オンラインであれば、会場に社員を集める時間や労力が掛からなくなり、コストをかけずに実施しやすくなったためです。
質問を匿名で投稿できる機能など、オフラインにはない特徴もあり、場合によってはOFF-JTの方が積極的に参加できるという声もあります。

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OFF-JTのメリット

OFF-JTは適切に運用することで、以下のメリットがあります。
・知識を体系的に学べる
・職場の状況に左右されにくい
・横のつながりが得られる
OFF-JTは、座学などが中心となるため、知識を整理して伝えるのに役立ちます。従業員の役職などに合わせて、内容を見直すことで、専門的な内容を伝えられるでしょう。また、知識への理解を深めることで、客観的に知識を学べます。
複数人の社員を1箇所に集めて研修を実施するため、社員間で教育内容に違いが出てしまうことを避けられる点もメリットです。OJTの場合、担当する社員のスキルや経験・OJTにかけられる時間などの要因で教育内容にムラが生じてしまいます。OFF-JTはそのようなムラをなくし、人材育成の質の偏りをなくす手法として効果的です。
また、社員同士の横のつながりが形成できます。OFF-JTのプログラムの中にグループワークやディスカッションを取り入れ、活発に意見交換を行うことで、社員同志の交流が深まり、モチベーションの向上やコミュニケーションの活性化にも効果が期待できるでしょう。
新入社員のように、社会人としての基本的な知識を身についていない社員の教育にも効果的です。

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OFF-JTのデメリット

OFF-JTはデメリットもあります。具体的には以下のものです。
・実務にそのまま適用できない
・参加者の当事者意識が重要
・外部講師の場合、自社の実情と乖離する可能性がある
・業務が停滞する
OFF-JTは座学中心の研修になりやすく、実務内容と直接噛み合わない内容になることもあります。どちらかといえば長い目線での教育であり、短期間で効果が期待できるものではありません。
OFF-JTの効果を出すためには、参加者の当事者意識が重要です。参加者が「やらされている」と感じるような研修の場合、モチベーションが下がり、十分な成果につながらない場合があります。
外部講師を依頼する方法でOFF-JTを実施する場合、自社の実情と乖離してしまうリスクがある点に注意が必要です。そのため、外部講師とどのような講習を行うのか、事前に打ち合わせする必要があります。
OFF-JTを受けている間は、社員の通常業務は停滞する点も課題です。そのため、OFF-JTを実施する際には、止めた時間や労力に見合うだけの成果が求められます。
これらのデメリットを把握し、他の研修と組み合わせ、補完することで、OFF-JTの効果が高まります。

OFF-JTで成果を出すためのポイント

OFF-JTはただ受けさせれば成果が出るものではなく、事前の準備や事後の行動が重要です。ここではOFF-JTで成果を出すためのポイントについて解説します。

研修後の行動が重要

OFF-JTの効果を出すためには、研修後の行動が欠かせません。OFF-JTの内容を実践してみる過程を通さなければ、身につかないためです。
「受けて終わり」になってしまうOFF-JTは、時間やコストの無駄になってしまうだけではなく、従業員のモチベーションを下げ、マイナスの影響を与えてしまいます。
OFF-JTの実施時には研修後、どのように実際の業務に取り入れるのか、上司や先輩社員のフィードバックなどを取り入れ、その後の業務に活かせる体制を整えることで、OFF-JTの効果はより高まるでしょう。

OJTと組み合わせる

OFF-JTの効果を高めるためには、OJTとの組み合わせが重要です。OJTとOFF-JTはどちらが優れているというものではありません。OFF-JTはインプット、OJTはアウトプットの実践に効果的であり、それぞれに役割が異なります。そのため、相互に補いあうことが大切です。
OFF-JTは実践が伴わないため、OFF-JTで身につけたものを、OJTで実践し、フィードバックをもらうことで、技能の習得を効率的に行えます。

7:2:1の法則を活用する

OFF-JTの導入時には、7:2:1の法則を意識しておくと成果につながりやすくなるでしょう。7:2:1の法則とは、人がどこから学びを得るかを法則として示したものです。
7割を「仕事上の経験」2割を「上司や先輩からのフィードバック」1割を「研修などのトレーニング」から学ぶとしています。
これらの要素を意識し、OJTなどの研修とバランスを見ながら、育成計画を立てることが大切です。1割の研修部分をOFF-JTが担い、フィードバックをOJTで補い、日々の業務から成長できる体制を整えることで、高い効果が期待できます。
OFF-JTの役割も明確になり、OFF-JTそのものの効果が高まることも期待できるでしょう。

OFF-JTの目的や位置付けを明確にする

OFF-JTを受けさせて終わりにさせないためには、OFF-JTの目的や位置付けを明確にし、社員に共有することが大切です。
上記で紹介したような、人材育成の全体像から見たOFF-JTの位置付けや、OFF-JTの内容がどのように実際の業務で役立つのか、具体的に伝えることで、社員がOFF-JTに対して目的意識を持ちやすくなります。

社員の自己啓発を促す

社員自身の自己啓発を促すことで、社員がOFF-JTに対して目的意識を持って取り組みやすくなります。目的意識の有無はOFF-JTの効果に大きく影響する要素です。社員が自発的にスキルアップに取り組むことで、研修もより高い効果が期待できます。
しかし、社員が自発的に自己啓発を行うようになるまでのプロセスは、簡単ではありません。社員のモチベーションや会社へのエンゲージメントが重要な役割を果たします。
また、組織内でパワハラがあるなど課題がある場合、社員が自発的に行動できなくなるため、課題があるかどうか把握し、改善することも重要です。
近年では社員の主体的な学習を促すため、教育機関や社会人向けの講座で学び直す、リカレント教育が注目されています。会社として、学習を目的とした休暇を認める制度、教材費や研修費用の補填、資格取得に報奨金を出すなど、社員の積極的な学習を促す仕組みを導入している企業もあります。

テーマ選びが重要

OFF-JTは社員が主体的に取り組む姿勢が重要なため、社員が「学びたい」という内容であることが重要です。
厚生労働省の調査によると、正社員で向上させたい能力としては、マネジメント能力やリーダーシップが42.5%、課題解決スキル（分析・思考・想像力）が38.1%、ITを使いこなす知識や能力が30.3%、コミュニケーション能力が30.2%となっていました。
また、研修内容は定期的に見直し、実情にあった内容になっているか確認することも大切です。会社の事業内容などによって、社員が求める研修は異なりますが、社員が必要と感じるテーマの研修を行うことで、効果的な研修につながるでしょう。
令和元年度「能力開発基本調査」｜厚生労働省（PDF）
https://www.mhlw.go.jp/content/11801500/000633235.pdf

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まとめ

OFF-JTは近年注目が集まっており、OJTとうまく組み合わせながら、業務を行うことが大切です。そのためには、OFF-JTの目的や位置付けを明確にし、OJTとうまく組み合わせながら、人材育成計画を立てる必要があります。
スマレビの組織診断や360度調査は組織課題・育成課題を明確にするより客観的な評価制度を導入する際に役立ちます。人材育成や会社の現状に課題を感じる人事担当者の方はこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。