オフサイトミーティングとは？失敗の理由と成功のポイント

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オフサイトミーティングは自由な意見交換を促し、新しいアイデアを生み出すことを目的に開催されます。しかし、失敗するケースもあり、オフサイトミーティングを成功させるためには、事前の準備が欠かせません。
今回はオフサイトミーティングのメリットやデメリット、失敗しない開催のポイントについて解説します。オフサイトミーティングを開催する際にお役立てください。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、普段の職場や現場から離れた場所で行うミーティングのことです。海などが見える会議室やなど、普段とは異なる環境でミーティングをすることで、普段は生まれないような発想が生まれることを目的に行います。
「リラックスできる環境で、自由に話し合いをする」というニュアンスが含まれていることが多いでしょう。役職や肩書きに関係なく、対等な関係で話し合いを行うことも大きな違いです。普段着などリラックスできる服装で参加できる場合もあります。
逆に、問題解決や情報共有など、通常の会議で行われるようなテーマでは、オフサイトミーティングは行われません。新型コロナウイルスの感染拡大により、オンラインで行う場合もあります。

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オフサイトミーティングのメリット

オフサイトミーティングを行う具体的なメリットとしては、以下のものがあります。
・チームの関係性が強化できる
・話し合いに集中しやすい
・新しい発想が生まれる可能性がある

オフサイトミーティングは役職や肩書きに関係なく、自由な話ができるため、チーム同士で本音の共有ができ、チームワークの強化が期待できます。
オフサイトミーティングではオフィス内と異なり、電話対応などで会議を中断する、離れるような社員がいないため、会議に集中しやすい点がメリットです。
普段の環境とは異なる環境で、話し合いができるため、今までになかった新しい解決策が生まれる可能性もあります。

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オフサイトミーティングのデメリット

オフサイトミーティングはメリットばかりではなく、デメリットもあります。具体的には以下の点です。
・コストがかかる
・参加者の負担が大きい
・コストに対して十分なリターンがない可能性がある

オフサイトミーティングは会場費や参加者の交通費などの費用がかかります。また、参加者側は移動するための時間や業務量の調整が求められるため、参加者の負担がある点もデメリットです。
これらの時間や負担に対して、十分なリターンが得られない可能性もあります。普段と同じような進行をし、普段と同じような会議をするだけでは、意味がありません。負担やコストばかりかかってしまい、デメリットが大きくなってしまいます。
オフサイトミーティングを実施する際には、場所を変えることで、適切なリターンが得られるよう準備しなければいけません。

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オフサイトミーティングが失敗する理由

「場所を変えただけ」のオフサイトミーティングは失敗しがちで、開催には十分な準備が必要です。失敗してしまう主な理由は以下のものがあります。
・参加者が思うように意見を言わない
・意見が多くなりすぎて、話がまとまらない
・世間話で終わってしまう
・否定意見が多く、決定できることがない

このような事態になってしまうと、オフサイトミーティングは失敗に終わってしまいます。そのような事態を回避するためには、事前準備が大切です。

オフサイトミーティングを成功させるには

オフサイトミーティングを成功させるためには、以下の準備を整えることが大切です。
・目的やテーマを決める
・場所や進行計画を立てる
・意見はアイデア出しを重視する
・進行役を決め、ある程度のメリハリをつける
・自由な話し合いができる環境づくり
・アンケートやフィードバックをもらう
・アクションプランに落とし込む

自由な話し合いで成果を出すためには、事前にしっかりと準備をする必要があります。次で具体的なやり方について解説します。

目的やテーマを決める

オフサイトミーティングは事前に目的やテーマを定め、参加者に周知することが大切です。
目的やテーマは、普段の会議で話し合うようなテーマではなく、「このチームで実現したい未来の姿とは？」など、参加者の立場に関係なく、自由に話し合うテーマがよいでしょう。
リゾート地での開催のような場合、休暇として捉える社員がいる場合もあります。リラックスして話すことは大事ですが、あくまで仕事であることは伝える必要があります。

場所や進行計画を立てる

オフサイトミーティングを実施する際には、場所や進行計画をしっかり立てましょう。特に、自由な話し合いであっても、時間設定をし、時間を過剰にすぎてしまわないようにすることが大切です。
自由な話し合いを重視するため、絶対厳守というわけではありませんが、時間設定をしていなければ、収集がつかない場合があります。
参加者が自由に話し合いできるよう、多くても10人程度の集まりになるように調整しましょう。役職や年齢、部署など多様な立場のメンバーを集めることが大切です。
オフサイトミーティングの場所を決める際には、会場のアクセスのしやすさや設備についても確認します。

意見はアイデア出しを重視する

オフサイトミーティングでは、問題の解決など、結論を急ぐのではなく、幅広い視点で考えられるよう、アイデア出しを重視しましょう。
実現可能性にとらわれることなく、奇抜と思えるアイデアでも、一旦受け入れることが大切です。

進行役を決め、ある程度のメリハリをつける

オフサイトミーティングでは、進行役（ファシリテーター役）の配置をし、会議がスムーズに進むよう配慮しましょう。
ファシリテーターがいることで、話し合いの話題がズレてしまうことを避け、話をうまく広げつつ、適切な合意形成をするうえでの助けになります。また、会話が少ない社員に対して、発言を促すことで、全員から意見を聞くうえでも効果的です。
オンラインで開催する際には、発言がない社員が出やすいため、会話を促せるようアプローチしましょう。
参考記事：ファシリテーターとは？仕事で導入するメリットや向き不向き

自由な話し合いができる環境づくり

オフサイトミーティングでは役職や肩書きに囚われず、発言しやすい環境づくりが大切です。対等だと話をしていても、「評価に影響しないか不安」「多くの人がいる中での発言が苦手」「発言力が大きい人がおり、発言しにくい」などの理由で、思うように発言しない社員がいるケースもあります。
否定的な発言が多い場では、「自分の意見が否定されるかもしれない」と不安になり、思うように発言しにくくなるでしょう。否定意見自体が悪いことではありませんが、必要以上に多いと、自由な話し合いを阻害してしまいます。
心理的安全性を確保し、話し合いしやすい環境づくりが大切です。参加者の緊張が緩和するよう、アイスブレイクを設ける、会議後には懇親会を開くなども効果があります。
参考記事：心理的安全性で強い組織を作ろう　ぬるま湯ではない良い組織の作り方を徹底解説！

アンケートやフィードバックをもらう

オフサイトミーティング開催後はアンケートやフィードバックをもらいましょう。参加者の満足度や、会議の進め方、場所についてなど意見を集めることで、次回開催時により質が高いオフサイトミーティングができます。

アクションプランに落とし込む

オフサイトミーティングでの話し合いは、話をまとめ、具体的なアクションプランに落とし込むことが大切です。
オフサイトミーティングでは自由な話し合いが行われることが大事ですが、結論が出なければ、その後の行動につながりません。

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まとめ

オフサイトミーティングは自由な話し合いをし、これまでにないアイデアを生み出したい場合に行われます。しかし、開催には時間と労力が必要で、やみくもに開催すると、参加しただけで意味がない会議になる可能性があるため、事前準備が大切です。
今回の記事を参考に、失敗しないオフサイトミーティングを開催しましょう。

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HRコラム編集部

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