人事面談とは？目的や話すべき内容、効果的な事前準備を解説

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「人事面談をしようと思っているが、どのようにすれば良いのか分からない」
「人事面談をうまくするコツはあるのだろうか」
と気になりませんか。
人事面談で重要なことは目的を強く認識することです。
なぜなら、何のために人事面談を行っているのかをしっかり認識しなければ面談しても効果が出ないためです。
この記事を読めば、人事面談の適切な方法について知ることができます。
人事面談について気になっている方はぜひ、最後まで読んでいって下さい。

人事面談とは？

人事面談とは、人事部員または上司などが一般社員と向かい合って面談し評価決定をします。
人事面談においては上司や人事担当者は部下に評価を単純に伝えるだけではなく、どのような目標をもって仕事をしているのかなど、意欲面などについても聞き出すことが重要です。
なぜなら、単純に評価を伝えるだけの場になるとかえって部下のモチベーションが下がる可能性があるためです。
どのようにすれば部下がやりがいをもって仕事を進めることができるのかを考えましょう。
また、人事面談に関しては従業員規模が大きくなればなるほど、人事部門の社員が1人1人を面談することは難しくなります。
基本的には各部署の上司に運用を任せるようにしましょう。
例外的に在籍企業が吸収合併などで大きな変化が起こり、人事制度ごと変化してしまうというようなケースでは人事部門が積極的に説明をするなど臨機応変に実施者は選定するようにしましょう。

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人事面談の目的

「人事面談の目的はどのようにすれば良いのだろうか」と気になりませんか。
人事面談の目的として、以下があります。
・社員の成長を促す
・社員のモチベーションアップ
・努力の方向性を示す
それぞれについて解説します。

社員の成長を促す

人事面談の目的は社員に成長を促すことです。
なぜなら、人事面談の場は普段伝えられない重要なことを伝えるチャンスとなるためです。
上司と部下は同じ部署にいたとしても、思ったほどコミュニケーションが取れていないことは多々あります。
社員に成長を促すために普段頑張って様々なことを伝えているつもりでも、伝わっていないということは良く起こります。
人事面談では部下の成長を促すために具体的な仕事の進め方のアドバイスなどをする絶好の機会となります。

社員のモチベーションアップ

人事面談の目的は社員のモチベーションアップです。
なぜなら、人事面談を行うことで上司や人事の期待を部下に伝えることが可能なためです。
あまりコミュニケーションを取っていないと部下は「あまり自分は注目されていないな」と感じて積極的に仕事を進めることが難しくなります。
人事面談の場で上司や人事から部下に対して仕事上の期待を伝えることでモチベーション高く仕事を進めることが可能になります。

努力の方向性を示す

人事面談には、社員へ努力の方向性を示すという目的があります。
なぜなら、人事面談では評価を伝えますが、同時にこのように努力して欲しいと相手に伝える役割も存在するためです。
例えば、部下なりに仕事を一生懸命やっているつもりでも、上司から見ると「もうちょっと周囲を巻き込んで仕事をして欲しい」など、立場が上であればあるほど考えていることは部下と相違します。
ちょっとしたアドバイスをきっかけに仕事ぶりが変わることもありますので、人事面談では部下に仕事の進め方のアドバイスをするようにしてみてください。
また、人事面談で仕事の話をする前にちょっとした雑談をするなどの工夫をしましょう。
いきなり仕事の話に入ってしまうと、部下が話に入りにくくなることもあります。
部下が話しやすい雰囲気を作ることも心がけましょう。

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人事面談を行う企業が増加する社会的背景

人事面談を行う企業が増加する社会的背景には、これまでの書面による一方的な評価通知では納得性がなく離職率が高くなってしまうことが原因です。
なぜなら、以前までの終身雇用文化が崩壊しかけており、若者ほどよりよい企業を求めて転職することが当たり前の時代に突入しつつあるためです。
従業員は基本的にお金だけではなく自己の成長など、様々なことを求めています。
どのようなことを社員が求めているのかを知る意味でも、人事面談を行うことは重要でしょう。
また、それ以外の要素として、上司と部下、人事部門と各部門の連携が重要視されています。
なぜなら、現在は仕事内容や顧客ニーズが複雑化しており、部署ごとに抱える課題が大きく異なる傾向にあるためです。
面談を通してより深く理解しあうことが重要なことは言うまでもありません。

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人事評価面談では何を話すべきなのか

人事評価面談で話すべき内容は基本的には仕事の評価に関することが中心となります。
なぜなら、上司や人事が一般社員と話し合いをするときに評価の話をしないことは難しいためです。
例えば、日常業務の中でも改善して欲しい点や、挑戦して欲しい仕事などについて話をして、その仕事に取り組むことでどのような評価アップを考えているのかなどを伝えましょう。
また、単純に仕事の評価を上げるか下げるかという話だけではなく、将来本人がどのように仕事をしていきたいのかなど意欲についても尋ねるようにしましょう。
人事異動時の参考にもなります。
基本的には評価の話をしつつ、将来的に本人がどのように成長したいのかについて聞き出しましょう。

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人事面談では事前準備が重要

人事面談では事前準備が重要となります。
なぜなら、人事面談では何を聞くのかに始まり、ヒアリングする側の人選も重要になるためです。
例えば部署に課長が1人だけという部門であれば人選に苦労することは少ないですが、課長職が複数名いる部署もあります。
その場合、誰が面談をするのかは事前に考える必要性があります。
また、人事面談では対象者と何を話すのかの項目を事前に決めておかないと時間内に聞くべきことが聞けないという事態にも陥ります。
例えば１時間の面談時間があるとするならば、仕事の評価についての話を最低20分はして、あとの40分間はこれからの仕事の取り組み方について聞くようにするなどが重要です。
段取りをしっかりとしておくことで効率的にヒアリングが行えます。
一方で、アイスブレイクの方法なども準備しておく必要性があります。
いきなり評価の話など重い話をされてもしんどい、という社員が多いため、話しやすい雰囲気にするためにまずは雑談などをして話しやすい雰囲気を作るということも考えておきましょう。

人事面談のまとめ

今回は、人事面談について解説させて頂きました。
人事面談の目的は社員のモチベーションアップや、努力指標を示すことなど、何となく雑談をする場ではなく効果を狙ったものにする必要性があります。
人事面談は一般社員の上位職にあたる管理職などが行うことが一般的です。
人事部門が直接社員と面談することも重要ですが、企業規模が大きくなればなるほど人事部員のみで社員全員と話をすることは難しくなります。
特別なケースを除いては上司が部下と話し合うことが一般的です。
人事面談では基本的には評価についての話し合いがメインとなります。
人事面談が重要視される背景には、一方的な評価通知では社員の心が会社から離れてしまう背景があります。
特に若者は自分自身の成長を望む傾向にあるため、しっかりとフォローすることが重要です。

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HRコラム編集部

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