健康管理システムとは？導入メリットや選ぶポイントを解説

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健康管理システムの導入を検討しているものの、どのようなツールで、どのツールを選ぶべきか、わからずお困りではないでしょうか。

健康管理システムはできることがさまざまなため、自社に合ったツール選びが大切です。

本記事では健康管理システムでできること、メリット、ツール選びのポイントについて解説します。

健康管理システムとは

健康管理システムとは、従業員の健康に関する情報を管理し、従業員の健康管理に関わる業務を効率化させるシステムです。

具体的には、以下のものが挙げられます。

・健康診断に関する広報
・健康診断の日時調整
・診断結果の集計
・面談が必要な従業員の選定・スケジュール調整
・過重労働をしている人の選出

これらの作業は紙やエクセルでの管理も可能ですが、管理の手間が大きく、ミスも発生しがちです。しかし、健康管理システムでは、書類を自動でデータ化する、連絡を自動化できるなどの対応ができます。

健康管理システムでできること

健康管理システムでは、さまざまなことができますが、具体的には以下のものが挙げられます。

・健康診断・面談管理
・ストレスチェック
・面談管理
・健康データ分析
・健康促進サポート

それぞれどのような機能か次で解説します。

健康診断・面談管理

従業員の健康診断や産業医との面談についての受診・予約状況を管理し、データベースでの管理が可能です。

従業員が予約を取りやすいようシステム化でき、未受信者にリマインドすることもできます。これらの作業を自動化できるため、受診漏れのリスクも軽減可能です。

ストレスチェック

Web上でのストレスチェックを受けさせることで、従業員のストレス状況を管理することも可能です。

診断の負担も少なく、ストレスが多い人をスムーズに選定でき、産業医との面談が必要な従業員をピックアップできます。労働時間や残業時間を管理するシステムと連携することで、過重労働者を選定することも可能です。

健康データ分析

健康管理システムは、健康診断のデータやストレスチェックなどの情報を収集、分析することで、従業員の健康データの分析が可能です。健康リスクを簡単に見える化でき、適切な対処がしやすくなるでしょう。

従業員の健康データから、労働状況の問題点が発見される場合もあります。

健康促進サポート

健康管理システムでは、健康に関する情報から、健康状態を改善するのに必要な提案をサポートしてくれる機能があるものもあります。

・どのように食生活を改善すればよいか
・どのような運動が必要か
・生活習慣で気をつけるべきことは何か

以上のような分析を自動で行い、社員に伝えられます。

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健康管理システム導入のメリット

健康管理システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。

・健康企業を目指せる
・健康管理作業の業務効率化
・従業員の業務効率改善
・離職率の低下

それぞれどのようなメリットなのか、次で解説します。

健康企業を目指せる

健康管理システムは、健康経営優良法人や、ホワイト500やブライト500など健康に配慮した企業として認定を目指す場合に必要不可欠です。

健康有料法人とは、2017年から始まった制度で、優良な健康経営を実践している企業を認定する制度を示します。中でも特に優秀な企業を取り上げたものが、ホワイト500やブライト500です。

ホワイト500やブライト500は健康経営をしている企業の中でも、健康経営度調査結果の上位500位以内に入っている企業を示します。ホワイト500は大規模法人、ブライト500は中小規模法人が対象です。

このような企業を目指すためには、健康管理の質と効率ともに向上させる必要があります。

健康管理作業の業務効率化

健康管理システムは、健康管理に関するさまざまな業務を効率化可能です。

具体的には以下のことが挙げられます。

・バラバラのデータを1箇所にまとめられる
・健康診断や面談のスケジュールを自動修正
・健康に関するデータを検索しやすくなる
・ペーパーレス化できる

これらの業務を人事担当者のみで管理するのは負担が大きく、ミスが発生する可能性もあります。健康管理システムはこれらの業務を自動的に処理できるものもあるため、業務の質と処理スピードの両面での改善が可能です。

また1箇所にデータを集めることで、データを検索しやすく、必要な情報をすぐに探せます。

従業員の業務効率改善

健康管理システムを導入し、従業員の健康状態が改善されれば、従業員の業務効率改善につながります。

健康管理システムでは、健康に対する課題や改善案の立案ができるものもあり、このようなツールを利用することで、社員の健康状態が改善可能です。社員の健康がよくなることで、モチベーション向上や、生産性の向上などの効果が期待できます。

離職率の低下

健康管理システムで、健康に関する課題が解消すれば従業員の満足度が向上し、離職率低下につながります。

健康経営を通じて、職場環境の環境がよくなれば、より高い効果が期待できるでしょう。また、健康経営を求人でPRすることで、応募者の増加にも効果が期待できます。

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健康管理システムを選ぶポイント

健康管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえましょう。

・使いやすさ
・人事データとの連携
・必要な機能
・料金
・アフターサポート

これらの点を踏まえて選ぶことで、失敗しない健康管理システム選びが可能です。

使いやすさ

健康管理システムを実際に運用するのは、自社の従業員のため、使い勝手に配慮する必要があります。

システムの操作画面はわかりやすいか、必要な機能をすぐに使えるかについて確認しましょう。ツールによっては、無料トライアル期間があるものもあります。

事前に使用感を確認しておけば、操作でつまずくことも少なくなるでしょう。

人事データとの連携

健康管理システムを効率的に管理する上で大切なことが、人事データとの連携です。

人事管理データと連動させることで、従業員に関する情報を健康管理システムに簡単に反映させられます。

反映させられない場合、従業員の個人情報を手入力しなければいけない可能性があり、大企業ほど、管理負担が増大してしまうでしょう。

必要な機能

健康管理システムはできることがさまざまですが、ツールごとにできることに違いがあります。そのため、何を目的にしてどのような機能が必要なのか、事前にリストアップすることが大切です。

・健康管理業務の効率化をしたいのか
・健康管理の質を高めたいのか
・スマホでの管理が可能か

目的が違えば、最適なツールも変わるため、事前に整理しておきましょう。

料金

健康管理システムの利用料金がどの程度なのか、確認しておきましょう。ただし、健康管理システムの利用料金は、使用する社員の数や必要な機能によって変わるため、価格が安いものを選べばよいわけではありません。

健康管理システムを使用する従業員の数、従業員全体の数、必要とする機能を明確にし、必要十分な機能をもつツールを選ぶことが大切です。

アフターサポート

健康管理システム導入後のアフターサポートに注目することも大切です。

サポートにもいくつか種類があり、サポートの有無だけではなくどのようなサポートなのか、確認する必要があります。

・チャット
・電話
・現地での対応

どこまで対応してくれるかはシステムごとに違うため、確認してみましょう。

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まとめ

本記事では健康管理システムとはどのようなものか、メリットやできること、選ぶ際のポイントについて解説しました。

健康管理システムは、従業員の健康管理に関わる業務を改善でき、業務効率化や生産性の向上にも効果が期待できます。

ただし、健康管理システムで利用できる機能はツールごとに異なるため、自社で必要とする機能を事前に調査し、自社にあったツール選びが大切です。健康管理システムの導入をご検討の方はぜひ参考にしてください。

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HRコラム編集部

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