ハイブリッドワークとは？導入のメリットや課題、導入のポイントまで解説

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テレワークとオフィスワークの両方を取り入れたハイブリッドワークを導入したいと思っても、どう導入すべきか導入してどう生産性を上げられるのかわからず、不安に思う人も多いのではないでしょうか。

本記事では、ハイブリッドワークとは何か、メリットや課題、導入手順や成功のポイントまで解説します。

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、テレワーク・オフィスワークを選択できる働き方のことです。例えば、週5日の勤務のうち3日は出社し、2日はリモートワークをで働くなどの働き方が該当します。

場合によっては、オフィスやテレワークに加えシェアオフィスやコワーキングスペースを使った働き方を導入するケースもみられるようになりました。

うまく運用することで、リモートワークとオフィスの出社とそれぞれのよい部分を生かせることが特徴です。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークのメリットは以下の通りです。

・従業員の生産性向上効果がある
・従業員のモチベーションが向上する
・優秀な人材の採用がしやすくなる

従業員にとって働きやすい環境を構築できるため、生産性の向上と従業員のモチベーション向上につながります。また、ハイブリッドワークはまだ他の企業でそれほど導入が進んでいないため、採用時にPRすることで、優秀な人材を採用できる可能性が高まる点もメリットです。

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ハイブリッドワークの課題

ハイブリッドワークはうまく運用できなければ、企業で問題になることがあります。具体的な課題は以下の通りです。

・勤怠管理が複雑化する
・帰属意識の低下
・コミュニケーションエラーの課題

それぞれについて、次で解説します。

勤怠管理が複雑化する

ハイブリッドワークでは、勤怠管理を適切に管理しにくいことが課題です。

テレワークの時点でも勤怠管理は課題になります。労働時間を正確に管理することが難しく、従業員の休憩など純粋な労働時間の管理が困難なためです。

クラウド上の勤怠管理システムの導入に加え、オフィスワークとテレワークをどのように管理するのか、ルールや管理体制を整える必要があります。

帰属意識の低下

ハイブリッドワークでは、帰属意識が低下しやすいことが課題です。テレワーク中心の従業員とオフィスワーク中心の従業員でそれぞれコミュニケーションのすれ違いが起きてしまうことがあります。

オフィスワークとテレワークのどちらかに偏りすぎず、双方をバランスよく取り入れられるかどうかが課題です。また、従業員間の取り組みが可視化できるよう、目標管理や工数管理のツールなどを導入し、従業員間で業務の進捗がわかるようにしておくと従業員同士で孤独感を感じにくくなります。

コミュニケーションの課題

ハイブリッドワークでは、コミュニケーションをうまく取れるように体制を整えることが大切です。

リモートワークで働く人はコミュニケーションを取らずに仕事が可能なため、社員間でのコミュニケーションが減少しやすくなります。

社内コミュニケーションツールの導入により、システム面でコミュニケーションを取りやすくすることに加え、心理的にコミュニケーションを取りやすい環境づくりが大切です。

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ハイブリッドワーク導入で決めるべきこと

ハイブリッドワークの導入を成功させるためには、以下のことを決めておくことが大切です。

・オフィスの環境整備
・働きやすい環境の確保
・制度運用に対応できるツールの導入
・公正な人事評価

それぞれについて、次で解説します。

オフィスの環境整備

ハイブリッドワークは従来のオフィスワークのように個人にデスクを配置すると、スペースの無駄が生じやすくなります。

デスクを固定にせず、自由な場所を選べるフリーアドレス制やコミュニケーション用のスペースを設けることが効果的です。

コミュニケーション用のスペースはカフェのように気軽に集まれる場所と、ミーティングで活用できる部屋など目的にあわせた環境づくりを心がけましょう。

働きやすい環境の確保

働きやすい環境づくりとは、上記で触れたオフィスでの働き方に加え、ハイブリッドワークがデメリットにならないよう制度面を整えることです。

インターネット環境の整備や、クラウド化の推進、ルールづくり、トラブル時の対応方法などを決めておく必要があります。

導入後、ルールに問題が出た場合には定期的に見直し、改善することも大切です。ルールは過剰にあると行動しにくくなります。そのため、必要なものと不要なものを丁寧に精査し、必要十分なルールを作ることが大切です。

制度運用に対応できるツールの導入

ハイブリッドワークに対応できるため、インターネット上で管理できるクラウド型のシステムは非常に重要です。

例えば、以下のものが挙げられます。

・コミュニケーションツール
・ワークフロー管理ツール
・勤怠管理システム
・プロジェクト管理ツール

具体的にどのような制度を導入すべきかは、会社によります。そのため、使用目的や業務内容を整理して導入することが大切です。

公正な人事評価

ハイブリッドワークの場合、従来の人事評価制度では適切な評価ができないことがあります。例えば、テレワーク主体で働く人の場合、上司目線でどのような姿勢で業務に取り組んでいるのか把握できません。

そのため、勤務態度ややる気など、その場にいなければ判断できないものが評価項目になっていると、適切な評価は難しいでしょう。

評価制度は成果物を評価の基準にすると、ある程度公正な評価がしやすくなります。

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ハイブリッドワーク成功のポイント

ハイブリッドワークの導入が本当にうまくいくかわからず、不安な人もいるでしょう。

成功のためのポイントとしては以下のものが挙げられます。

・セキュリティに対する知識を高める
・業務を属人化させない
・緊急時の対応策を整える
・オープンな情報共有

それぞれについて、次で解説します。

セキュリティに対する知識を高める

ハイブリッドワークではインターネット上での管理が主流となるため、セキュリティ体制の整備と従業員個人個人のセキュリティ意識を高めることが大切です。

例えば、コワーキングスペースやカフェでの仕事では、フリーWi-Fiを使った情報漏えいや、会話での機密情報漏えいのリスクがあります。従業員個人の意識に委ねられているため、従業員がそれらについて意識的に取り組むことが大切です。

業務を属人化させない

業務の属人化とは、ある業務について特定の担当者しか対応できない状態のことです。

ハイブリッドワークで属人化している業務があると、担当者不在の際に業務が停滞し、業務効率を下げてしまう要因になります。そのため、複数人の人間が業務を行える状態をつくり、業務の進捗をスムーズに把握できる体制づくりが大切です。

緊急時の対応策を整える

ハイブリッドワークでは、緊急時の対応策を整えることが重要です。クレームや緊急性の高い要件について、オフィスでは担当者がおらず、対応できないということになると業務全体に悪影響を及ぼします。

担当者1人の業務を減らし、業務状況を複数人が把握できる状態にすることが大切です。また、地震や津波などの災害時の対応も決めておくと、トラブルに強い組織づくりができるでしょう。

オープンな情報共有

ハイブリッドワークでは、オープンな情報共有ができる状態を整えていないと、誰が何をしているのか、会社の状況はどうなっているか、把握が難しくなります。また、コミュニケーションができるツールの導入に加え、コミュニケーションしやすい雰囲気や環境づくりも大切です。

人間関係をできるだけ良好な状態に整え、それぞれが前向きにコミュニケーションできる環境づくりを心がけましょう。

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まとめ

本記事ではハイブリッドワークとはどのようなものか、導入のメリットや課題、導入の手順や導入を成功させるポイントについて解説しました。

ハイブリッドワークは従来の働き方とは大きく異なります。そのため、事前にルールや制度を整え、社員が働きやすい環境を整えられるかどうかが成否を大きく分けるポイントです。

ハイブリッドワークの導入をご検討の方はぜひ参考にしてください。

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HRコラム編集部

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