戦略総務とは？求められる役割や活躍させるためのポイントを解説

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戦略総務を取り入れたいものの、どのようなものかわからずお困りではないでしょうか。

戦略総務を取り入れることで、会社の課題解決や業務効率化を進めやすくなります。

本記事では戦略総務とはどのようなものか、主な役割から改善のためのポイントまで解説します。

戦略総務とは

戦略総務とは、組織全体の課題解決に向けて取り組む総務のことです。

近年では働き方改革の推進により、テレワークや働く時間を決められるフレックスタイム制など、様々な制度が導入されています。しかし、これらの制度を導入し、生産性を高めるためには、ただ制度だけを導入してもうまくいきません。制度だけを導入しても従業員から理解を得られにくく、制度が形骸化してしまうこともあります。

戦略総務では、組織の課題や組織全体の制度整備を手がけることで、従業員が働きやすく、生産性を高められる環境づくりに関わることが重要な業務です。

一般的な総務との違い

一般的な総務の場合、いわゆるバックオフィスと呼ばれ、経理や備品の管理、社内申請書の整理や管理などの雑務を処理することが主な仕事でした。やり方が決まっているルーティンワークが中心で、決まったことを正確に素早く処理することが求められます。

戦略総務の場合は、それらの業務を中心にするのではなく、組織の課題発見や改善に向けての整備など、ルーティンワークには該当しない業務が中心です。課題は何か考え、試行錯誤し、改善点を見つけ出すなど、受け身ではなく、能動的なアクションが求められます。

戦略総務が重要な理由

戦略総務が重要な理由としては以下の理由が挙げられます。

・人手不足により離職率の問題が深刻化し、働きやすい環境づくりの重要性が高まったため
・テレワークや働き方改革などの制度変更への対応を余儀なくされているため

従来の総務では日々の業務に追われ、課題の発見や整備に向けて行動するリソースが十分に確保できていないこともありました。

戦略総務という部署を設けることで、必要な人材や予算などのリソースを確保し、適切な制度を整えることで業務効率の改善や働きやすい環境づくりが可能となります。

戦略総務の主な役割

戦略総務で求められる役割は会社ごとに異なります。主な役割として挙げられているのは以下の通りです。

・業務効率の改善
・福利厚生の見直し
・労働環境の改善
・組織の風通しの改善
・コスト削減
・社内システムの選定や導入の管理

会社に関わる様々な課題解決ができるため、どのような課題解決を戦略総務に任せるのか、大まかな方向性を定めましょう。例えば、社内システムの導入であれば、ツールの種類が多く、ツールでできることや特徴も様々です。

そのため、会社の業務と並行してツールの選定や導入を進めることは困難なこともあります。

そのような場合に組織の課題把握や現場との橋渡しができる戦略総務がいると、スムーズかつ効果的なツールの導入をしやすくなります。

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戦略総務を活躍させるために必要なこと

戦略総務を活躍させるためには、事前準備が重要です。具体的には以下のものが挙げられます。

・リソースの確保
・現場と経営陣をつなぐ
・積極的な意見交換ができる雰囲気づくり
・業務に優先順位をつける

それぞれについて、次で解説します。

リソースの確保

戦略総務を活躍させるためには、業務課題の発見や改善、制度整備に必要な人材の確保が重要です。

総務には多くのタスクがあり、そのタスクの処理に追われているような状態であれば、戦略総務の役割は機能しません。タスクに追われているような状態であれば、業務の自動化に取り組み、総務部門の業務効率化を図ることからはじめましょう。

人材確保が難しい場合には外部委託することも選択肢です。特に業務処理の手順が決まっているルーティンワークのような業務はアウトソーシングすることで、手早く業務効率化を図れることがあります。

アウトソーシングしやすい業務の例としては以下の通りです。

・備品や施設の管理
・社員からの申請や文書の管理
・経理業務全般

これらの業務対応に追われており、いますぐの対処が難しい場合には利用を検討してみましょう。

現場と経営陣をつなぐ

戦略総務を活躍させるためには、戦略総務が現場と経営陣両方の現状や意見を把握することが大切です。

総務は経理や備品管理など、様々な部署と関わりやすく現場の声を集めやすい部署です。経営陣の要望を丁寧にヒアリングしつつ、現場の声を届け双方の橋渡しができると、より効果的な制度改善につながります。

積極的な意見交換ができる雰囲気づくり

戦略総務は「正解」がない業務を扱うため、改善のための施策立案が思うようにいかないこともありえます。しかし、成果を重視しすぎてしまうことで、意見が出にくくなり、改善案が出なくなってしまっては意味がありません。

戦略総務を機能させるためには、積極的に意見交換しやすい環境づくりが大切です。

業務に優先順位をつける

戦略総務では会社全体の業務効率の改善や課題解決など、扱える業務は膨大です。全てに対応するリソースを確保することは、現実的ではありません。

優先順位をつけていない場合、どの課題に手をつけるべきかわからず、手当たり次第で解決しようとしてしまうこともあります。業務の優先順位を見極め、重要度が高いものから手がけるようにすると、効果的な運用がしやすいでしょう。

また、優先順位が明確につけられない場合には、組織の課題を分析することから始めることがおすすめです。組織の課題分析は自社で行う方法もありますが、人間関係の問題から適切な課題分析が困難な場合もあります。

そのような場合には、外部の組織診断サービスを利用することもおすすめです。

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まとめ

本記事では戦略総務の重要性や、運用のポイントについて解説しました。

戦略総務の部署を設置し、組織の課題解決や業務効率改善に取り組むことで、生産性向上や従業員のモチベーションアップにつながります。ただし、効果的な運用をするためには、業務の優先順位を定め、十分なリソースを確保することが大切です。

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HRコラム編集部

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